Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie diese Website besuchen, uns schreiben oder Smart Templates nutzen, und welche Rechte Sie haben (Art. 13 und 14 DSGVO).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Für alle Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Diese Website verwendet keine Analyse- oder Trackingwerkzeuge, setzt selbst keine Cookies und lädt keine fremden Schriften, Karten oder Videos.
• Nur auf der Kontaktseite binden wir den Spamschutz Cloudflare Turnstile ein; er startet beim Aufruf dieser Seite. Ihre Anfrage kommt als E-Mail in unser Postfach; in unserer Datenbank speichern wir davon nichts.
• Smart Templates erzeugt Ihre Belege vollständig in Ihrer eigenen Dynamics-Umgebung. Belege, Vorlagen und Ihre Geschäftsdaten gelangen nicht zu uns.
• Für die Lizenz meldet sich Smart Templates bei unserem Lizenzdienst. Dabei werden nur technische Angaben übertragen, etwa die Kennung Ihrer Organisation (Tenant-ID) und die installierte Fassung; Belege und Benutzer werden nicht gezählt.
• Bezahlt wird nur auf der Bezahlseite von Stripe, nie auf dieser Website.

3. Aufruf dieser Website

Diese Website und das Handbuch unter /handbuch/ liegen beim Hosting-Dienst der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Bei jedem Aufruf verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge und Statuscode
• Browserkennung (User-Agent) und zuvor besuchte Seite (Referrer), soweit Ihr Browser sie übermittelt

Zweck: die Seite auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Internetauftritt. Wir werten diese Daten nicht aus, um Besucher zu erkennen oder Profile zu bilden.

Cloudflare verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Cloudflare betreibt ein weltweites Netz von Rechenzentren; eine Verarbeitung in den USA ist deshalb nicht ausgeschlossen (siehe Abschnitt 13).

4. Cookies und Speicher im Browser

Diese Website setzt selbst keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste. Alle Schriften, Bilder und Skripte liefern wir vom selben Server wie die Seite selbst aus.

Zwei Ausnahmen sind technisch notwendig:

• Schutzfunktionen von Cloudflare: Erkennt Cloudflare verdächtige, automatisierte Zugriffe, kann es ein technisch notwendiges Cookie setzen (z. B. »__cf_bm« oder »cf_clearance«), das kurz gültig ist und nur der Abwehr von Angriffen dient.
• Handbuch: Wählen Sie bei den Codebeispielen im Handbuch eine Programmiersprache, merkt sich Ihr Browser diese Wahl im lokalen Speicher (Eintrag »hb-codesprache«). Der Eintrag verlässt Ihr Gerät nicht; Sie können ihn jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Beides ist für einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und braucht deshalb keine Einwilligung; die anschließende Verarbeitung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ein Einwilligungsbanner gibt es auf dieser Website daher nicht. Zu Cloudflare Turnstile auf der Kontaktseite siehe Abschnitt 5.

5. Kontaktformular

Über unser Kontaktformular können Sie uns eine Frage stellen, eine Vorführung anfragen, eine Demo (die Testversion) anfordern, ein Angebot anfordern oder einen Fehler melden.

Welche Daten

• Immer: Name und E-Mail-Adresse sowie das gewählte Anliegen.
• Je nach Anliegen zusätzlich als Pflichtangabe: Firma (Vorführung, Demo, Angebot), Ihre Nachricht bzw. Fehlerbeschreibung (Frage, Fehler melden), die Rechnungsanschrift (Angebot) und bei der Demo Ihre Bestätigung, dass für die Testphase die Lizenzbedingungen gelten.
• Freiwillig, wenn Sie sie angeben: Firma (bei Frage und Fehlermeldung), Position, Anmerkungen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und gewünschtes Angebot (Kauf + Wartungsvertrag, Kauf oder Abo) beim Angebot sowie die installierte Fassung von Smart Templates bei einer Fehlermeldung.
• Automatisch: Sprache und Adresse der Seite, von der Sie senden, Zeitpunkt des Eingangs, eine zufällige Vorgangsnummer, das Ergebnis des Spamschutzes und Ihre IP-Adresse.

Bitte schreiben Sie in Fehlerberichte nur, was zur Fehlersuche nötig ist, und keine personenbezogenen Daten Dritter (etwa Ihrer Kunden).

Wie Ihre Anfrage zu uns kommt

Ihr Browser schickt die Angaben verschlüsselt an unseren Dienst bei Cloudflare (den »Lizenzdienst«, siehe Abschnitt 9). Dieser prüft die Eingaben und den Spamschutz und schickt daraus genau eine E-Mail an unser Postfach. Versendet wird sie über Scaleway Transactional Email der Scaleway SAS (Paris, Frankreich), die die Mail ausschließlich in Rechenzentren in Frankreich verarbeitet; unser Postfach liegt bei Zoho Mail im Rechenzentrum der Zoho-Gruppe in der EU. Ihre E-Mail-Adresse steht in dieser Mail als Antwortadresse, damit wir Ihnen direkt antworten können. Ihre Angaben stehen nur im Text der Mail und in der Antwortadresse; im Betreff stehen nur die Art der Anfrage, die Vorgangsnummer und gegebenenfalls der Vermerk »Verdacht Spam« unseres Spamschutzes. Den Text löscht Scaleway nach der Zustellung, die Antwortadresse speichert Scaleway nicht (Abschnitt 14). Für diese Mail merkt sich der Lizenzdienst nichts.

Der Lizenzdienst speichert Ihre Angaben nicht in seiner Datenbank. Er zählt lediglich, wie viele Anfragen je Tag eingehen (ohne Bezug zu Ihrer Person). Die automatische Aufzeichnung der einzelnen Aufrufe mit den Daten der Anfrage haben wir abgeschaltet. In seine Betriebsprotokolle bei Cloudflare schreibt der Lizenzdienst nur technische Ereignisse, etwa dass eine Anfrage versendet wurde, mit Art der Anfrage und Sprache, aber weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse noch Ihre Nachricht; Cloudflare löscht diese Protokolle nach höchstens sieben Tagen. Ihre IP-Adresse nutzt der Lizenzdienst nur kurzzeitig: Die Drosselung bei Cloudflare zählt die Anfragen je Absender über etwa eine Minute, um zu viele Anfragen abzuweisen, und zur Prüfung geht die Adresse an Cloudflare Turnstile. Eine Eingangsbestätigung per E-Mail verschicken wir nicht; die Bestätigung mit Ihrer Vorgangsnummer sehen Sie auf der Seite.

Spamschutz mit Cloudflare Turnstile

Nur auf der Kontaktseite laden wir Cloudflare Turnstile von Cloudflare, Inc. Turnstile startet, sobald Sie die Kontaktseite aufrufen, damit die Prüfung beim Absenden schon abgeschlossen ist. Die folgenden Daten verarbeitet Cloudflare deshalb auch dann, wenn Sie das Formular nicht absenden. Turnstile prüft, ob die Anfrage von einem Menschen stammt. Dazu verarbeitet Cloudflare nach eigenen Angaben insbesondere Ihre IP-Adresse, Merkmale der Verbindung (TLS-Fingerabdruck), die Browserkennung (User-Agent) sowie die Kennung unseres Formulars und die Adresse unserer Seite; dazu liest Turnstile Merkmale Ihres Browsers aus und kann kurzlebige, technisch notwendige Daten auf Ihrem Gerät ablegen. Nach Angaben von Cloudflare dienen diese Merkmale ausschließlich dazu, Bots zu erkennen und abzuwehren, und nicht dazu, Personen zu identifizieren oder Profile zu bilden. Die Zusatzfunktion »Pre-Clearance«, bei der Turnstile ein Cookie »cf_clearance« setzt, nutzen wir nicht.

Für die Bot-Erkennung handelt Cloudflare als unser Auftragsverarbeiter. Cloudflare nutzt diese Merkmale nach eigenen Angaben außerdem in eigener Verantwortung, um seine Bot-Erkennung zu verbessern; Einzelheiten stehen im Turnstile Privacy Addendum von Cloudflare. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unser Formular und unser Postfach vor automatisierten Massenanfragen zu schützen. Der Zugriff auf Ihr Gerät, den Turnstile dafür braucht, ist unbedingt erforderlich, damit wir Ihnen das Kontaktformular, das Sie mit dem Aufruf der Kontaktseite nutzen möchten, geschützt bereitstellen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verwenden Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten: um eine Vorführung zu vereinbaren, Ihnen die Testversion bereitzustellen und Sie während der Testphase zu begleiten, ein Angebot zu erstellen oder einen gemeldeten Fehler zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag mit Ihnen zielt oder einen bestehenden Vertrag betrifft. Fragen Sie für Ihr Unternehmen an oder geht es um eine allgemeine Anfrage, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Anfragen von Interessenten und Kunden zu beantworten.

Wir verwenden Ihre Angaben nicht für Werbung und geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die in Abschnitt 12 genannten Dienstleister.

Speicherdauer

Ihre Anfrage liegt als E-Mail in unserem Postfach. Wir löschen sie, sobald sie erledigt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Entsteht aus der Anfrage kein Vertrag, löschen wir sie spätestens zwei Jahre nach unserem letzten Kontakt. Entsteht ein Vertrag, bewahren wir die Korrespondenz so lange auf, wie es das Handels- und Steuerrecht verlangt (siehe Abschnitt 14).

6. Kontakt per E-Mail

Schreiben Sie uns direkt eine E-Mail, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht, um zu antworten. Unser Postfach liegt bei Zoho Mail im Rechenzentrum der Zoho-Gruppe in der EU. Für Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer gilt dasselbe wie beim Kontaktformular (Abschnitt 5).

7. Online-Vorführungen

Vereinbaren wir eine Vorführung, laden wir Sie per E-Mail zu einer Online-Besprechung über Microsoft Teams ein (Anbieter in der EU: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Dabei verarbeitet Microsoft Ihren angezeigten Namen, gegebenenfalls Ihre E-Mail-Adresse, Ton und Bild, sofern Sie Mikrofon und Kamera einschalten, Chatnachrichten sowie technische Verbindungsdaten. Wir zeichnen Vorführungen nicht auf.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Vorführung einen Vertrag mit Ihnen vorbereitet, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Smart Templates Interessenten online vorzuführen). Microsoft handelt als unser Auftragsverarbeiter; eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen (siehe Abschnitt 13). Für die Teams-Anwendung selbst gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Microsoft.

8. Smart Templates in Ihrer Dynamics-Umgebung

Smart Templates erzeugt Dokumente vollständig innerhalb der Dynamics-365-Umgebung des jeweiligen Kunden. Belege, Vorlagen, Datensätze aus Dynamics und Angaben zu Ihren Benutzern werden dafür nicht an uns übertragen. Für die Erzeugung Ihrer Dokumente sind wir deshalb nicht Ihr Auftragsverarbeiter.

Nutzen Sie die KI-Funktionen, etwa Microsoft Copilot oder eine KI Ihrer Wahl mit dem KI-Paket, findet diese Verarbeitung zwischen Ihnen und dem jeweiligen Anbieter statt; wir erhalten davon nichts.

Die einzige Verbindung zu uns ist die Lizenzprüfung mit den technischen Angaben aus Abschnitt 9. Gewähren Sie uns im Einzelfall Zugang zu Ihrem System oder schicken Sie uns Beispieldaten, etwa zur Fehlersuche, vereinbaren wir dafür vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

9. Lizenzdienst: Lizenzprüfung, Updates und Kauf

Smart Templates prüft vor jedem Beleg einen signierten Lizenzschlüssel, der in Ihrer Dynamics-Umgebung gespeichert ist. Diese Prüfung braucht keine Verbindung nach außen. Den Schlüssel und Hinweise auf neue Fassungen erhält Smart Templates von unserem Lizenzdienst, einem Dienst, den wir bei Cloudflare betreiben.

Wann Smart Templates sich meldet

Mit dem Lizenzdienst spricht nur der Teil von Smart Templates, der auf den Servern von Microsoft in Ihrer Dynamics-Umgebung läuft, nie Ihr Browser. Er meldet sich, wenn jemand den Designer öffnet (höchstens einmal am Tag je Browser), wenn jemand die Seite »Lizenz & Updates« öffnet oder dort einen Kauf beginnt, im Hintergrund, wenn ein neuer Schlüssel fällig ist, und wenn ohne neuen Schlüssel kein Beleg entstehen könnte.

Welche Daten übertragen werden

• die Kennung Ihrer Organisation bei Microsoft (Tenant-ID) und die Kennung der Dynamics-Umgebung (Umgebungs-ID)
• die installierte Fassung von Smart Templates und die Sprache (Deutsch oder Englisch)
• der Anlass der Anfrage und die Nummer des vorhandenen Lizenzschlüssels
• ein Zufallswert, der die Antwort fälschungssicher an die Anfrage bindet
• ob der angemeldete Benutzer Lösungen installieren darf (nur ja oder nein, kein Name)
• bei einem Kauf zusätzlich das gewählte Produkt (Abo, Kauf oder Wartungsvertrag)
• technisch die IP-Adresse des anfragenden Servers; das ist eine Adresse im Rechenzentrum von Microsoft, nicht die Ihres Geräts. Wir nutzen sie nur kurzzeitig (Zählung der Anfragen über etwa eine Minute), um Überlastung abzuwehren, und speichern sie nicht.

Nicht übertragen werden Belege, Vorlagen, Datensätze, Namen, E-Mail-Adressen oder Kennungen Ihrer Benutzer. Wir zählen weder Belege noch Benutzer.

Was wir speichern

In der Datenbank des Lizenzdienstes (Cloudflare D1, Speicherort im Rechtsraum der EU) speichern wir: die Tenant-ID, die Umgebungs-IDs, die sich gemeldet haben, mit installierter Fassung und Zeitpunkt der ersten und letzten Meldung, die Sprache, den Stand Ihrer Lizenz (Art, Beginn und Ende der Testphase, Laufzeit- bzw. Wartungsende), die ausgestellten Lizenzschlüssel und die Kennungen, unter denen Stripe Ihren Kauf führt (z. B. Kunden-, Abo- und Rechnungsnummer), sowie für 30 Tage einen Versandnachweis zu jeder E-Mail zu Ihrer Lizenz (Abschnitt 11). Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen und IP-Adressen speichert der Lizenzdienst nicht. Einzelne Anfragen zeichnet er nicht auf, er führt nur Zähler je Tag ohne Personenbezug; seine Betriebsprotokolle bei Cloudflare enthalten nur technische Ereignisse und werden nach höchstens sieben Tagen gelöscht.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten diese Angaben, um Lizenzschlüssel auszustellen und zu verlängern, die Testphase einmal je Organisation zu gewähren, Zahlungen der richtigen Lizenz zuzuordnen, Sie auf neue Fassungen und wichtige Hinweise aufmerksam zu machen und Missbrauch abzuwehren. Eine Tenant-ID bezeichnet in aller Regel ein Unternehmen und ist dann kein personenbezogenes Datum. Soweit sie sich doch auf eine Person bezieht, etwa bei einem Einzelunternehmen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Lizenzvertrags bzw. der Testphase) und für Abwehr von Missbrauch und die einmalige Testphase Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Gut zu wissen

• Der Lizenzdienst beantwortet Anfragen zu einer Tenant-ID ohne Anmeldung, damit jede neue Umgebung ihren Schlüssel ohne Ihr Zutun erhält. Wer eine Tenant-ID kennt, kann deshalb Art und Laufzeit- bzw. Wartungsende der zugehörigen Lizenz abfragen, aber keine Namen, Preise oder Zahlungsdaten.
• Dürfen Ihre Umgebungen keine Verbindung nach außen aufbauen, können Sie den automatischen Abgleich auf der Seite »Lizenz & Updates« abschalten und den Lizenzschlüssel, den Sie dann von uns per E-Mail erhalten, von Hand einfügen.

10. Bezahlung über Stripe

Gekauft wird nur in Smart Templates selbst, auf der Seite »Lizenz & Updates«, nie auf dieser Website. Zum Bezahlen öffnet sich die Bezahlseite von Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Dort geben Sie Firma, Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Ihre Zahlungsdaten (z. B. Karte oder IBAN) ein. Ihre Zahlungsdaten erhalten wir nicht. Von uns erhält Stripe zur Zuordnung die Tenant-ID, die Umgebungs-ID, das gewählte Produkt und die Sprache.

Stripe wickelt die Zahlung ab, zieht bei Abo und Wartungsvertrag die Jahresbeträge ein, stellt die Rechnungen aus und stellt Ihnen ein Kundenportal bereit, in dem Sie Zahlungsmittel, Rechnungsanschrift und Rechnungs-E-Mail ändern, Rechnungen abrufen und kündigen können. Die Anmeldung dort läuft über einen Code an Ihre Rechnungs-E-Mail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abschluss und Durchführung des Vertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Zahlungsbetrug). Stripe verarbeitet die Daten für die Zahlungsabwicklung in unserem Auftrag und für eigene Zwecke, etwa Betrugsvorbeugung und die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten, in eigener Verantwortung; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Stripe kann Daten auch in die USA übermitteln (siehe Abschnitt 13).

11. E-Mails zu Ihrer Lizenz

Der Lizenzdienst schickt E-Mails, die zu Ihrem Vertrag gehören, von der Adresse lizenz@smart-templates.eu: etwa Zahlungserinnerungen und Mahnungen, die Bestätigung einer Kündigung, Hinweise zum Ende der Wartung und Links zur Bezahlung. Empfänger ist immer die Rechnungs-E-Mail, die Sie bei Stripe hinterlegt haben. Der Lizenzdienst liest sie erst im Moment des Versands bei Stripe und speichert sie nicht. Versendet werden die Mails über Scaleway Transactional Email der Scaleway SAS (Paris, Frankreich), ausschließlich in Rechenzentren in Frankreich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Werbung und Newsletter verschicken wir auf diesem Weg nicht.

Zustellprüfung: Damit wir erfahren, wenn eine dieser E-Mails nicht ankommt (etwa weil das Postfach nicht mehr existiert), merkt sich der Lizenzdienst zu jeder Mail die Kennung, unter der Scaleway sie führt, zusammen mit der Tenant-ID, der Art der Mail (z. B. Zahlungserinnerung oder Kündigungsbestätigung), dem Versandzeitpunkt und dem Zustellergebnis, das er später bei Scaleway abfragt. Ihre E-Mail-Adresse, den Betreff und den Text der Mail speichert er dafür nicht. Konnte eine Mail nicht zugestellt werden, erhalten wir eine interne Nachricht, damit wir Sie auf anderem Weg erreichen können. Diese Angaben löscht der Lizenzdienst 30 Tage nach dem Versand. Rechtsgrundlage der Zustellprüfung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, zu erkennen, wenn eine E-Mail zu Ihrem Vertrag Sie nicht erreicht.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

• Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA: Hosting der Website und des Handbuchs, Betrieb des Lizenzdienstes und seiner Datenbank, Spamschutz Turnstile. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).
• Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l'Evêque, 75008 Paris, Frankreich: Versand der Mails des Lizenzdienstes und des Kontaktformulars (Scaleway Transactional Email), Verarbeitung ausschließlich in Rechenzentren in Frankreich. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil unseres Vertrags mit Scaleway.
• Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Niederlande: unser E-Mail-Postfach (Zoho Mail) im Rechenzentrum in der EU. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).
• Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland: Zahlungsabwicklung und Rechnungen, teils als Auftragsverarbeiter, teils in eigener Verantwortung (Abschnitt 10).
• Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland: Online-Vorführungen über Microsoft Teams. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (etwa an Finanzbehörden) oder soweit es für unsere Buchhaltung nötig ist (etwa an einen Steuerberater, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist). Wir verkaufen keine Daten und geben keine Daten zu Werbezwecken weiter.

13. Übermittlung in Drittländer

Cloudflare, Inc. sitzt in den USA und betreibt ein weltweites Netz; auch bei Stripe und Microsoft können Daten in die USA gelangen. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795); Cloudflare, Stripe und Microsoft sind danach zertifiziert. Zusätzlich haben diese Anbieter die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vereinbart. Zoho verarbeitet unsere Daten im Rechenzentrum in der EU; soweit Gesellschaften der Zoho-Gruppe außerhalb der EU darauf zugreifen, etwa im Support, geschieht dies auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Scaleway verarbeitet die Mails ausschließlich in Frankreich; Daten des Mailversands werden nicht außerhalb der EU gespeichert, gespiegelt oder gesichert.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist. Im Einzelnen:

• Verbindungsdaten beim Aufruf der Website: Wir selbst speichern sie nicht. Cloudflare bewahrt sie nach seiner Datenschutzerklärung nur so lange auf, wie es für die Auslieferung, die Sicherheit und die Abwehr von Angriffen nötig ist, und löscht sie danach; eine feste Frist nennt Cloudflare dafür nicht.
• Betriebsprotokolle des Lizenzdienstes: höchstens sieben Tage; sie enthalten keine Angaben aus Ihrer Anfrage (Abschnitt 5).
• Anfragen über das Kontaktformular oder per E-Mail: bis zur Erledigung, ohne Vertrag spätestens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt (Abschnitt 5).
• Versandnachweise zu E-Mails zu Ihrer Lizenz im Lizenzdienst (Kennung der Mail bei Scaleway, Tenant-ID, Art der Mail, Zeitpunkt, Zustellergebnis): 30 Tage nach dem Versand (Abschnitt 11).
• Beim Mailversand über Scaleway: Den Inhalt einer Mail löscht Scaleway, sobald der empfangende Mailserver sie annimmt oder die Zustellung endgültig scheitert, spätestens nach 36 Stunden erfolgloser Zustellversuche. Als Spam eingestufte Mails löscht Scaleway nach 72 Stunden, Mails, die wegen einer gesperrten Domain zurückgehalten werden, nach 15 Tagen; verschlüsselte Sicherungen bewahrt Scaleway 7 Tage auf. Die Versanddaten (Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus) bewahrt Scaleway auf, solange unsere Absenderdomain dort eingerichtet ist.
• Lizenzdaten im Lizenzdienst: solange Ihre Lizenz besteht und solange wir sie für Fragen zu Ihrem Vertrag brauchen. Die Tenant-ID und die Daten Ihrer Testphase bewahren wir auch danach auf, damit jede Organisation die Testphase nur einmal nutzt.
• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO, § 14b UStG).

15. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 16)

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Derzeit holen wir keine Einwilligungen ein. Wenden Sie sich für alle Anliegen formlos an die Adresse in Abschnitt 1.

16. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Wir verarbeiten Ihre Daten nicht für Direktwerbung. Ein formloser Widerspruch an die Adresse in Abschnitt 1 genügt.

17. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

18. Weitere Angaben

Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne die Pflichtangaben im Kontaktformular können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten; Sie können uns stattdessen auch eine E-Mail schreiben. Ohne die Angaben aus Abschnitt 9 kann Smart Templates keinen Lizenzschlüssel erhalten, und ohne die Angaben auf der Bezahlseite ist kein Kauf möglich.

Keine automatisierte Entscheidung

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Die Lizenzprüfung entscheidet zwar automatisch, ob ein Beleg entsteht; sie wertet dafür aber keine Merkmale von Personen aus, sondern nur den Lizenzschlüssel Ihrer Organisation.

Sicherheit

Diese Website, das Kontaktformular und der Lizenzdienst übertragen alle Daten ausschließlich verschlüsselt (HTTPS).

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 25.10.2026

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