Buttons: der Assistent

Was ein Button tun kann

Ein Button ist ein zusätzlicher Knopf in Dynamics. Er steht in der Leiste mit Knöpfen wie »Speichern« oder »Neu«, die Dynamics »Befehlsleiste« nennt, und zwar an einer von drei Stellen:

• Im Datensatz: in der Leiste über dem offenen Formular. Im Bild sitzt dort schon ein Button von Smart Templates, »Create PDF«.

  

• In einem Unterraster: in der kleinen Leiste einer Liste mitten im Formular, hier der Positionen einer Rechnung.

  

• In einer Ansicht: in der Leiste über der Liste einer Tabelle, hier »Alle Rechnungen«. Hier kreuzt der Anwender erst eine oder mehrere Zeilen an.

  

Im Assistenten heißen die drei Stellen »Hauptformular«, »Unterrasteransicht« und »Hauptraster« (siehe An welcher Stelle in »Tabelle«?). Mit einem Klick erstellt der Button aus Ihrer Vorlage den Beleg. Er kann dreierlei tun:

• Beleg erstellen und anzeigen: Der Beleg öffnet sich in einem neuen Reiter. In Dynamics wird nichts abgelegt und nichts versendet.
• E-Mail vorbereiten und vorlegen: Ein E-Mail-Entwurf mit dem Beleg im Anhang öffnet sich; Sie prüfen und senden ihn selbst.
• E-Mail sofort senden: Die E-Mail geht ohne Rückfrage hinaus, an einen Empfänger aus dem Datensatz (einen Verweis wie den Kunden oder ein E-Mail-Feld, siehe An wen geht die E-Mail?) oder an den Datensatz selbst, wenn die Vorlage einen Kontakt, eine Firma, einen Lead, einen Benutzer oder eine Warteschlange druckt.

Alle drei erzeugen denselben Beleg. Er entspricht dem, was der Knopf »PDF« im Designer erzeugt, aber aus der gespeicherten Fassung der Vorlage und mit dem Datensatz, an dem der Button geklickt wird, statt des Beispiel-Datensatzes. Sitzt der Button auf einer anderen Tabelle als die Vorlage, ist es der Datensatz am Ende des Wegs. Diese Unterschiede und was sonst vom druckenden Benutzer und vom Zeitpunkt abhängt, stehen unter Voll-Vorschau und PDF: Voll-Vorschau und der Druck in Dynamics.

Hat die Vorlage eine eingeschaltete E-Rechnung (siehe E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung), kommt ein vierter Zweck dazu: »E-Rechnung herunterladen«. Er liefert nur die E-Rechnung der Vorlage als XML-Datei zum Speichern, ohne Beleg im Reiter und ohne Flow. Die drei anderen Zwecke liefern dann, was die Vorlage einstellt (siehe E-Rechnung: Button, E-Mail und Flow).

Für den Button gibt es einen Assistenten. Klicken Sie sich durch seine Fragen; er erklärt unterwegs jede Wahl. Am Ende bekommen Sie eine Anleitung, was Sie im Befehlsdesigner wie eintragen, mit jedem Wert zum Kopieren. Unten auf dieser Seite steht jeder Schritt noch einmal ausführlich, falls Sie etwas nachlesen wollen; die Handgriffe im Befehlsdesigner beschreibt Button einbauen, ändern, entfernen. Einrichten können Sie einen Button nur für eine Vorlage, die schon in Dynamics abgelegt ist (siehe Das Fenster »Noch nicht in Dynamics abgelegt«). Was der Administrator vorbereiten muss, steht in Buttons und Flows vorbereiten.

Die beiden Knöpfe in der Kopfleiste

In der Kopfleiste des Designers stehen zwei Knöpfe in einer eigenen Gruppe rechts neben »Voll-Vorschau« und »PDF« (siehe Die Kopfleiste). Beide stehen immer da, beide öffnen ein eigenes Fenster, und beide ändern nichts am Blatt.

Fehlt einer der beiden Knöpfe, ist meist ein alter Zwischenspeicher des Browsers schuld oder ein nur teilweise erneuertes Update. Der Designer bleibt sonst benutzbar. Laden Sie die Seite mit Strg+Umschalt+R neu; hilft das nicht, muss der Administrator den Designer neu bereitstellen.

Das Fenster »Noch nicht in Dynamics abgelegt«

Hat die geöffnete Vorlage keine Kennung, zum Beispiel weil sie aus einer Datei geöffnet und nie in Dynamics abgelegt wurde, öffnet sich statt des Assistenten dieses Fenster. Es hat nur einen Knopf, »Verstanden«; ein »Abbrechen« gibt es nicht. Der Text lautet: »Diese Vorlage liegt noch in keinem Datensatz in Dynamics und hat deshalb keine Kennung. Mit »Duplizieren« legen Sie sie dort ab (»Neu« würde sie durch eine leere ersetzen) — danach steht hier die fertige Anleitung samt allem zum Kopieren.« Mit »hier« ist der Assistent gemeint.

Der Fokus liegt auf »Verstanden«, die Eingabetaste schließt das Fenster also ebenso wie Escape oder ein Klick neben das Fenster. Der Assistent öffnet sich danach nicht. Die Kennung der Vorlage gehört später im Befehlsdesigner als zweiter Parameter an den Button; ohne sie gibt es keine fertige Anleitung. Wie Sie eine Vorlage ablegen, steht unter Vorlagen verwalten: Duplizieren.

Der Assistent: Ablauf und Bedienung

Klicken Sie oben in der Kopfleiste auf »🖨 Buttons in Dynamics verwalten«. Im ersten Schritt wählen Sie, ob Sie einen Button erstellen, einen vorhandenen ändern oder einen entfernen möchten. Apps, Tabellen, E-Mail-Vorlagen, Flows, vorhandene Buttons und Beziehungen liest der Assistent bei jedem Öffnen frisch aus Dynamics. Außerhalb von Dynamics, etwa bei einem lokalen Aufruf des Designers, kann er nichts lesen und sagt das.

Der Assistent speichert fast nichts. Alles, was Sie wählen, lebt nur im Fenster und ist beim Schließen weg. Die einzige Ausnahme sind die Wenn-Dann-Fälle der E-Mail-Vorlage: Sie schreibt er in die geöffnete Vorlage. In Dynamics abgelegt sind sie erst, wenn Sie danach oben wie gewohnt »Speichern« drücken.

Die Schritte im Überblick

Beim Zweig »Einen Button erstellen« sind es 7 bis 11 Schritte, je nachdem, ob der Weg, die Frage nach mehreren Zeilen und bei den E-Mail-Zwecken die Schritte An wen und E-Mail-Vorlage dazukommen. Beim Zweck »E-Rechnung herunterladen« entfällt der Schritt Flow, und An wen und E-Mail-Vorlage kommen nie dazu; dann sind es 6 bis 8 Schritte. Die Anleitung am Ende hat in diesem Zweig 13 bis 20 nummerierte Handgriffe (siehe Button einbauen, ändern, entfernen: Die Handgriffe beim Erstellen).

In den Zweigen »Einen vorhandenen Button ändern« und »Einen Button entfernen« sind es drei Schritte: der Start, die Wahl des Buttons und die Anleitung mit vier Handgriffen. Siehe Button einbauen, ändern, entfernen: Einen Button ändern oder entfernen.

Das Fenster

Die Fußleiste

Die orange Zeile

Die Zeile nennt je Schritt, was fehlt. Ort und Zweck haben Vorgaben und sperren nie. Mehrere Zeilen, An wen und Flow haben ebenfalls Vorgaben und sperren nur in den genannten Sonderfällen.

Auswahlkarten

Die meisten Fragen beantworten Sie mit einer Karte. Die ganze Karte ist anklickbar und wirkt wie ein Optionsfeld: Die gewählte trägt »● « vor dem Titel, einen blauen Rahmen und einen blassblauen Grund, alle anderen »○ «. Links steht je nach Schritt ein Zeichen (＋ ✎ 🗑 ✉ ⑂ — ↗ @ ↻), ein gezeichnetes Symbol, eine kleine Skizze oder das Bild der App; fehlt das App-Bild oder lädt es nicht, steht »▦«. Namen aus Dynamics, also Apps, Tabellen, E-Mail-Vorlagen, Flows und die Beschriftungen vorhandener Buttons, sind Daten und werden in der englischen Oberfläche nicht übersetzt.

Kopierzeilen

Ein Wert, den Sie später im Befehlsdesigner eintragen, steht in einer Kopierzeile: links die Beschriftung, daneben ein nur lesbares Feld in Festbreitenschrift und rechts der Knopf »Kopieren«. Ein Klick ins Feld markiert den ganzen Inhalt. »Kopieren« legt den Wert in die Zwischenablage und zeigt 1,4 Sekunden lang »Kopiert ✓«. Klappt das nicht, steht auf dem Knopf »Bitte von Hand«: Klicken Sie ins Feld und kopieren Sie mit Strg+C. Darunter steht oft ein kurzer Hinweis zur Schreibweise.

Die Kopierzeile steht jeweils an dem Schritt, an dem Sie den Wert brauchen, nicht gesammelt in einem Block. Sie kommt vor im Schritt Weg (»Der Weg«) und in der Anleitung (Button einbauen, ändern, entfernen: Die Anleitung im Befehlsdesigner): »… oder der Link«, »Vorschlag«, zweimal »Bibliothek«, »Funktion«, »Parameter 2« bis »Parameter n«, »Formel (Power Fx)« und beim Ändern »Diese Vorlage«.

Laden und Fehler

Solange ein Schritt Daten aus Dynamics holt, steht ein Satz statt einer leeren Liste, damit eine leere Auswahl nicht aussieht wie »es gibt keine«. Das Laden löst der Schritt selbst aus, sobald er erscheint, nicht der Knopf »Weiter ▸«. Die Fußleiste mit ihren Knöpfen ist dabei schon da; nur beim Öffnen, solange die Apps geladen werden, ist sie noch leer.

Schlägt das Laden fehl, gibt es zwei Arten von Fehlerkästen, beide mit orangem Rand:

• Fehler beim Start: Scheitert das Lesen der App-Liste oder der Umgebungs-Kennung, bleibt nur dieser Kasten stehen, und die Fußleiste zeigt nur »Schließen«. In Dynamics steht: »Die App-Liste und die Umgebungs-Kennung konnten nicht gelesen werden. Der Grund:«, dahinter die Meldung des Servers. Kommt die Umgebungs-Kennung leer zurück, lautet der Grund »Die Umgebungs-Kennung kam leer zurück.« Ohne Dynamics, bei einem lokalen Aufruf des Designers, steht sinngemäß: Dieses Fenster braucht Dynamics; örtlich gibt es weder die App-Liste noch die Umgebungs-Kennung, bitte den Designer in Dynamics öffnen. Die Umgebungs-Kennung braucht der Assistent für den Link in den Befehlsdesigner.
• Fehler in einem Schritt: Ein Satz nennt, was sich nicht holen ließ (»Die Tabellen dieser App ließen sich nicht holen: …«, entsprechend für E-Mail-Vorlagen, Buttons, die Beziehungen einer Tabelle und die Felder der Vorlagentabelle), danach den Grund, gekürzt auf 300 Zeichen. Darunter steht: »Das heißt nicht, dass es sie nicht gibt — Dynamics hat nur nicht geantwortet (fehlendes Leserecht, Zeitüberschreitung oder Netz).« Der Knopf »↻ Noch einmal versuchen« verwirft den Fehler und lädt neu. Die Flow-Liste hat stattdessen den Satz »Die Flow-Liste ließ sich nicht holen: …«, ohne diesen Knopf, aber mit »Flow anlegen …«.

Was beim Ändern früherer Wahlen verfällt

Wer zurückgeht und etwas ändert, muss die verworfenen Wahlen später neu treffen. Die orange Zeile sagt jeweils, was fehlt.

Ein Klick auf eine Karte zeichnet den Schritt neu, die Rollposition bleibt dabei stehen. Nach oben springt der Inhalt nur bei einem Schrittwechsel, im Schritt Weg bei einer neuen Stufe oder wenn eine Sammlungsfrage auf- oder zugeht, im Schritt An wen beim Wechsel zwischen den drei Karten, im E-Mail-Schritt beim Wechsel zwischen »Immer dieselbe Vorlage« und »Je nach Bedingung« und im Flow-Schritt beim Wechsel zwischen »Nein, kein Flow« und »Ja, diesen Flow beauftragen«.

Die ersten Schritte: Aktion, App und Tabelle

Was möchten Sie tun?

Über den drei Karten steht die Frage »Was möchten Sie tun?«. Darüber erklärt ein blauer Kasten, worum es geht. Hat die Vorlage keinen Namen, steht statt des Namens »(ohne Namen)«. Der Kasten sagt sinngemäß: Ein Button in Dynamics erstellt aus der Vorlage mit einem Klick den fertigen Beleg, direkt am Datensatz und ohne den Designer. Je nach Einstellung zeigt er den Beleg an, öffnet eine E-Mail mit dem Beleg im Anhang oder verschickt ihn sofort. Unter »So geht es weiter« folgen drei Punkte:

1. Unten wählen Sie, ob Sie einen Button erstellen, ändern oder entfernen möchten.
2. Der Assistent fragt dann Schritt für Schritt, wo der Button stehen und was er tun soll.
3. Den letzten Schritt machen Sie selbst in Power Apps, dem Werkzeug zum Anpassen von Dynamics. Eine Anleitung mit Bildern zeigt jeden Handgriff, und was Sie eintragen müssen, steht fertig zum Kopieren da.

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In welcher App soll der Button stehen?

Der Erklärtext lautet: »Ein moderner Befehl gehört immer zu genau einer App. Wollen Sie ihn in mehreren, muss er in jeder einzeln angelegt werden.« Darunter steht für jede eingeschaltete App der Umgebung eine Karte, nach Name sortiert. Sie zeigt das Bild der App, ihren Namen und darunter ihre Beschreibung, ersatzweise ihren technischen Kurznamen. Ein Klick wählt die App. Sie bestimmt die Tabellenliste im nächsten Schritt und die App im Link zum Befehlsdesigner.

Der Assistent liest höchstens 250 Apps; weitere zeigt er nicht und sagt es nicht. Für eine leere Liste gibt es keinen eigenen Satz: Dann ist nichts wählbar, und die orange Zeile sagt »Bitte eine App wählen.« Eine andere App verwirft die Tabelle, die E-Mail-Vorlagen und die Flow-Wahl.

Auf welcher Tabelle soll der Button sitzen?

Erklärtext: »Die Tabelle, deren Datensatz der Anwender vor sich hat, wenn er drückt.« Gemeint ist die Tabelle, auf der später der Button in Dynamics steht, nicht unbedingt die Tabelle Ihrer Vorlage (siehe Quellen und Beziehungen: Die Hauptquelle).

Der Weg

Dieser Schritt erscheint nur, wenn die gewählte Tabelle eine andere ist als die Hauptquelle der Vorlage, etwa wenn der Button auf der Rechnungszeile sitzt, die Vorlage aber die Rechnung druckt. In diesem Schritt legen Sie fest, über welche Kette von Beziehungen der Button beim Klick vom offenen Datensatz zum Datensatz der Vorlage kommt. Der Assistent wählt dabei nichts selbst, weil es oft mehrere passende Verweise gibt. Der Erklärtext sagt: Der Button sitzt auf »Tabelle des Buttons«, die Vorlage druckt aber »Hauptquelle«; wählen Sie die Beziehung, über die der eine zum anderen führt, bei Bedarf über mehrere Stufen.

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1. Lesen Sie die Zeile über dem Baum. Sie sagt, ob das Ziel von der aktuellen Tabelle aus direkt erreichbar ist.
2. Klappen Sie im Beziehungsbaum mit ▸ Beziehungen auf, bis Sie die richtige finden. Mit »🔍 Beziehung suchen …« grenzen Sie die Liste ein.
3. Klicken Sie rechts an der gewünschten Zeile auf »✓ Ziel — diesen Weg nehmen« oder auf »Weg über diese Zeile«. Der Weg bis zu dieser Zeile ist übernommen, auch wenn er über mehrere Ebenen ging. Die Suche ist geleert, der Inhalt springt nach oben, und die Brotkrumen zeigen den bisherigen Weg.
4. Kann die Stufe mehrere Einträge haben, beantworten Sie die Frage, welcher gilt.
5. Steht der blaue Kasten »✓ Der Weg führt zum Ziel« da, prüfen Sie den Weg mit »▸ Weg an einem echten Datensatz ausprobieren« und gehen mit »Weiter ▸« weiter.

Brotkrumen, Zeile über dem Baum und Baum

Die Frage: Welcher Eintrag gilt?

Ist eine Stufe eine Sammlung (1:N), zum Beispiel mehrere Rechnungen zu einem Auftrag, erscheint eine orange Karte: »Beziehung« kann mehrere Einträge haben — welcher gilt? Darunter steht: »Der Button muss beim Klick genau einen Datensatz drucken. Ohne diese Angabe käme er nicht weiter.« Solange die Frage offen ist, zeigt der Schritt nur Brotkrumen und Fragen. Eine Vorgabe gibt es bewusst nicht: Welcher Datensatz gilt, darf nicht still entschieden werden. Nach der Antwort verschwindet die Frage. Im Wegtext steht die Antwort am Ende dieser Stufe (genau1, neueste oder aelteste, siehe die Kopierzeile »Der Weg« unter Der Weg ist fertig).

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Der Weg ist fertig: Probe und Wegtext

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Wenn der Weg nicht ans Ziel kommt

• Vier Stufen sind erreicht, und das Ziel ist nicht dabei: Ein oranger Kasten rät, zurückzugehen und eine andere Beziehung zu probieren, weil ein weiterer Weg selten hilft und meist ein anderer schneller hinführt. Baum und Suchfeld verschwinden dann. Eine harte Höchsttiefe ist das nicht: Ein einziger Klick im Baum kann mehrere Ebenen auf einmal übernehmen und am Ziel enden, dann ist auch ein Weg mit mehr als vier Stufen fertig.
• Von der Tabelle führt keine Beziehung weiter: Ein oranger Kasten sagt, dass von der Tabelle keine einzige Beziehung weiterführt, und rät, oben zurückzugehen und eine andere zu probieren. Das erscheint, wenn Dynamics für die aktuelle Tabelle keine Beziehung liefert.

Ort, mehrere Zeilen und Zweck

An welcher Stelle in »Tabelle«?

Hier geht es um Dynamics, nicht um Power Apps: Wo soll der Button später für Ihre Anwender erscheinen? Angelegt wird er erst im letzten Schritt, in Power Apps. Jede Karte zeigt eine kleine Skizze der Dynamics-Ansicht; der rosa Button sitzt dort, wo er landen würde.

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Der Ort geht in den Link zum Befehlsdesigner ein. Er entscheidet außerdem, ob der Schritt »Mehrere Zeilen« kommt (bei den drei Listen-Orten), ob die drei Anleitungsschritte zur Sichtbarkeit kommen (ebenfalls bei den drei Listen-Orten) und welcher erste Parameter einzutragen ist: In der Unterrasteransicht und der Zugeordneten Ansicht ist es SelectedControl, sonst PrimaryControl.

Zählt es, was der Anwender ankreuzt?

Dieser Schritt erscheint nur an den drei Listen-Orten. Der Erklärtext sagt: In einer Liste kann der Anwender mehrere Zeilen ankreuzen und dann den Button drücken. Was soll dann geschehen? Am Beleg selbst ändert das nichts: Für vier Datensätze geschieht viermal genau dasselbe wie für einen.

Statt eines zusätzlichen Parameters gibt es für »alle angekreuzten« einen eigenen Eintrag im Feld »Funktion«, weil der Befehlsdesigner Parameter als Text nimmt und ein Tippfehler sonst unbemerkt bliebe. Die acht Einträge nennt Was beim Klick geschieht: Die acht Einträge für das Feld »Funktion«.

Die beiden Kästen bei »Alle angekreuzten«

• Blauer Kasten zu den Grenzen. Haben Sie den Schritt Zweck noch nicht gesehen, steht dort, was je nach Zweck gilt: Beim Anzeigen landen alle Belege in einem einzigen Reiter untereinander, weil der Browser pro Klick nur ein neues Fenster erlaubt und jedes weitere lautlos blockiert; bei »E-Mail vorbereiten und vorlegen« geht bei mehreren Zeilen kein Entwurf auf, die Entwürfe werden alle angelegt, und am Ende steht, wo sie liegen; bei »E-Mail sofort senden« geht jede E-Mail ohne Rückfrage hinaus, und am Ende steht, wie viele gesendet wurden. Dazu nennt der Kasten die Grenze von 200 Zeilen beim Anzeigen und dass sie für E-Mails nicht gilt. Was darüber geschieht, steht unter Was beim Klick geschieht: Die Grenze von 200 Zeilen. Nach dem Zweck-Schritt steht nur noch die Fassung für den gewählten Zweck. Genau genommen gilt der Satz über die E-Mail-Entwürfe nur, wenn mehr als eine Zeile angekreuzt ist: Bei genau einer öffnet sich der Entwurf wie bei einem einzelnen Datensatz. Nach dem Zweck »E-Mail sofort senden« steht dort: »Bei mehreren Datensätzen wird jede E-Mail sofort gesendet, eine nach der anderen — ohne Rückfrage und ohne Entwurf. Am Ende steht, wie viele gesendet wurden und was nicht gelungen ist; die gesendeten E-Mails liegen beim jeweiligen Datensatz in der Zeitachse.« Nach dem Zweck »E-Rechnung herunterladen« steht dort: »Bei mehreren Datensätzen entsteht je Datensatz eine E-Rechnung, eine nach der anderen. Alle zusammen kommen als EINE ZIP-Datei — der Browser ließe viele einzelne Downloads nicht zu. Was nicht gelingt, hält die übrigen nicht auf, und am Ende steht, was fehlt.« Hat die Vorlage eine eingeschaltete E-Rechnung und haben Sie den Schritt Zweck noch nicht gesehen, nennt der blaue Kasten zusätzlich: »Bei »E-Rechnung herunterladen« kommen die E-Rechnungen aller angekreuzten Zeilen zusammen als EINE ZIP-Datei.« Die Grenze von 200 Zeilen gilt für diesen Zweck nicht.
• Oranger Kasten zur Sichtbarkeitsregel. Sinngemäß: Dazu gehört eine Sichtbarkeitsregel. Solange nichts angekreuzt ist, soll der Button nicht drückbar sein. Dafür brauchen Sie nichts zu programmieren, der Befehlsdesigner hat das eingebaut; der letzte Schritt zeigt, wo. Die drei Anleitungsschritte zur Sichtbarkeit erscheinen an allen Listen-Orten, auch bei »Genau ein Datensatz«.

Was soll der Button tun?

Der Erklärtext sagt: Alle drei erzeugen denselben Beleg aus dieser Vorlage, sie unterscheiden sich nur darin, was danach damit geschieht. Hat die Vorlage eine eingeschaltete E-Rechnung, sagt er stattdessen: Die ersten drei erzeugen denselben Beleg aus dieser Vorlage, der vierte liefert nur die E-Rechnung dieser Vorlage, als XML-Datei. Sobald dieser Schritt einmal gezeigt wurde, gilt auch die vorgewählte Karte als Antwort; ab dann zeigt der Schritt »Mehrere Zeilen« den passenden Hinweistext. Welcher Eintrag im Feld »Funktion« zu welcher Karte gehört, jeweils einer für einen Datensatz und einer für alle angekreuzten, steht unter Was beim Klick geschieht: Die acht Einträge für das Feld »Funktion«.

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Wann »E-Mail sofort senden« geht: Den Zweck können Sie bei jeder Vorlage wählen. Ob er gelingen kann, entscheidet der nächste Schritt, An wen geht die E-Mail?. Druckt die Vorlage Kontakt (contact), Firma (account), Benutzer (systemuser), Warteschlange (queue) oder Lead (lead), geht die E-Mail auch ohne Wahl an den Datensatz selbst. Bei jeder anderen Tabelle braucht der Schritt einen Verweis oder ein E-Mail-Feld; sonst bleibt »Weiter ▸« gesperrt. Geprüft wird die Tabelle der Hauptquelle der Vorlage, nicht die Tabelle, auf der der Button sitzt.

Wann »E-Rechnung herunterladen« zur Wahl steht: nur, wenn die Vorlage im Reiter »E-Rechnung« der Vorlageneinstellungen eingeschaltet ist (siehe E-Rechnung: Einschalten und »Nur wenn …«). Schalten Sie sie nachträglich aus, fällt ein gewählter Zweck auf »Beleg erstellen und anzeigen« zurück. Die Karte hängt am Stand der geöffneten Vorlage; der fertige Button liest beim Klick dagegen die gespeicherte Vorlage (siehe Button einbauen, ändern, entfernen: Die Handgriffe beim Erstellen, Handgriff »Die Vorlage speichern — sonst kennt der Button die E-Rechnung nicht«).

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An wen geht die E-Mail?

Dieser Schritt erscheint nur bei den beiden E-Mail-Zwecken, direkt nach dem Zweck. Der Erklärtext sagt: Der Button kann den Empfänger aus dem Datensatz mitgeben, für den der Beleg entsteht, aus einem Verweis wie dem Kunden oder aus einem E-Mail-Feld. Er liest ihn beim Klick an genau dem Datensatz, den die Vorlage druckt. Sitzt der Button auf einer anderen Tabelle als die Vorlage, ist das der Datensatz am Ende des Wegs. Zur Wahl stehen deshalb die Felder der Tabelle der Hauptquelle, nicht die der Tabelle, auf der der Button sitzt.

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Die Wahl trägt der Button als weiteren Parameter mit dem Anfang to:, bei einem Verweis zum Beispiel to:_customerid_value, bei einem E-Mail-Feld zum Beispiel to:emailaddress1. Die Anleitung am Ende nennt ihn zum Kopieren (siehe Button einbauen, ändern, entfernen: Die Handgriffe beim Erstellen).

Die Auswahlliste

Die Namen in der Liste kommen aus Dynamics; sie sind Daten und bleiben in der englischen Oberfläche unübersetzt. Wechseln Sie die Karte, ist die Wahl in der Liste wieder leer. Solange die Liste auf »— bitte wählen —« steht, bleibt »Weiter ▸« gesperrt (siehe Die orange Zeile).

Hinweise unter der Auswahl

Wenn die Liste leer ist oder nicht lädt

Hat die Tabelle nichts zur Wahl, steht ein oranger Kasten: »»Tabelle« hat keinen Verweis auf einen Kontakt, eine Firma, einen Lead, einen Benutzer oder eine Warteschlange.« oder »»Tabelle« hat kein Textfeld im Format E-Mail.« Mit dieser Karte kommen Sie nicht weiter; wählen Sie eine andere. Bei einem Ladefehler steht stattdessen »Die Felder der Vorlagentabelle ließen sich nicht holen: …« mit dem Grund und dem Knopf »↻ Noch einmal versuchen« (siehe Laden und Fehler).

E-Mail-Vorlage: immer dieselbe oder je nach Bedingung

Dieser Schritt erscheint nur bei den beiden E-Mail-Zwecken. Er legt fest, welche E-Mail-Vorlage aus Dynamics Betreff, Text und Anhänge liefert. Der Erklärtext sagt: Sie liefert Betreff, Text und ihre Anhänge, und die Anhänge werden in jede E-Mail kopiert. Angeboten wird zweierlei: E-Mail-Vorlagen, die für die Tabelle der Hauptquelle gebaut sind (der Text nennt deren logischen Namen), und E-Mail-Vorlagen vom Typ »Benutzer«, die für jeden Datensatz gelten. Eine E-Mail-Vorlage einer fremden Tabelle steht nicht zur Wahl, sie füllte ihre Platzhalter still mit nichts. Das gilt auch für die E-Mail-Vorlagen der Fälle und des Sonst-Zweigs.

Der Assistent holt höchstens 250 E-Mail-Vorlagen, nach Titel sortiert, und sagt es nicht, wenn es mehr gibt. Gibt es weder eine Vorlage für die Tabelle noch eine vom Typ »Benutzer«, erscheint ein oranger Kasten: Legen Sie eine in Dynamics an, unter Einstellungen → Vorlagen → E-Mail-Vorlagen. Die Karten fehlen dann, und »Weiter ▸« bleibt gesperrt.

Die Auswahlliste »E-Mail-Vorlage«

Sie steht bei »Immer dieselbe Vorlage« mit der Beschriftung links. Die Liste richtet sich nach der Hauptquelle der Vorlage, nicht nach der Tabelle des Buttons. Die Namen der E-Mail-Vorlagen sind Daten.

Je nach Bedingung: die Fälle

Mit »Je nach Bedingung« legen Sie Wenn-Dann-Fälle an: Trifft eine Bedingung zu, gilt eine bestimmte E-Mail-Vorlage. Der erste zutreffende Fall gewinnt, danach wird nicht weitergesucht. Die Nummer eines Falls hat deshalb eine Bedeutung.

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Die Fälle wirken nicht auf den Beleg. Ausgewertet werden sie nach dem Belegbau, gegen dieselben Daten, die auch die Sichtbarkeitsregeln sehen; bei einem Weg sind das die Daten des Datensatzes am Ende des Weges. Ist ein Feldname falsch geschrieben, meldet der Button beim Klick eine Warnung, dass der n. Fall ein Feld prüft, das in den Daten des Datensatzes nicht steht. Bestimmt am Ende weder ein Fall noch ein Sonst-Zweig eine E-Mail-Vorlage, und der Button trägt auch keine, bricht die Aktion ab. Welche E-Mail-Vorlagen dabei zur Wahl stehen, steht unter E-Mail-Vorlage: immer dieselbe oder je nach Bedingung. Wo Bedingungen sonst noch vorkommen, steht unter Bedingungen: Wo Bedingungen vorkommen.

Der Schritt »Soll danach ein Flow in Power Automate laufen?«

Der Erklärtext sagt: Ein Cloud-Flow (Power Automate) kann anschließend weitermachen, zum Beispiel den Beleg nach SharePoint legen, eine Genehmigung starten oder Teams benachrichtigen. Der Button beauftragt ihn, sobald die E-Mail steht, beim Zweck »Beleg erstellen und anzeigen« sobald der Beleg fertig ist; warten muss niemand darauf. Beim Zweck »E-Rechnung herunterladen« entfällt dieser Schritt: Die Aktion dahinter, st_GenerateEInvoice, hat keinen Eingang für einen Flow, und die Anleitung enthält keinen Handgriff dafür.

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Die Auswahlliste »Flow«

Gelesen werden höchstens 250 Cloud-Flows der Umgebung, nach Namen sortiert; die alphabetisch letzten fehlen also. Sind es mehr, steht unter der Auswahl und ihren Hinweisen: »Es wurden nur die ersten 250 Cloud-Flows geladen. Steht Ihrer nicht dabei, sagen Sie Bescheid — die Grenze lässt sich heben.« Bleibt nach dem Aussortieren kein Flow übrig, fehlt dieser Satz; dann kann ein Flow auch deshalb fehlen, weil er alphabetisch hinter den ersten 250 liegt. Es zählen nur Flows, die in einer Lösung liegen; was unter »Meine Flows« liegt, existiert in Dynamics nicht und ist nicht anstoßbar. Legen Sie einen solchen Flow in einer Lösung an oder fügen Sie ihn einer hinzu (in Power Automate: Lösungen → Ihre Lösung → »Vorhandene hinzufügen« → Automatisierung → Cloud-Flow). Nicht angeboten werden:

• der Probe-Flow »Smart Templates – Verbindungsprobe«,
• Flows, die in Dynamics keine Tabelle nennen und nicht bedarfsgesteuert sind, sich also nicht von außen anstoßen lassen (meist haben sie den falschen Auslöser, siehe Was beim Klick geschieht: Wenn der Button abbricht),
• Flows auf der Tabelle »Smart Templates Auslöser«, die nicht auf neue Zeilen hören,
• Flows an einer anderen Tabelle als der Hauptquelle der Vorlage,
• beim Zweck »Beleg erstellen und anzeigen« auch Flows an der Tabelle »E-Mail«,
• vom Designer angelegte Flows mit einer anderen festen Haupttabelle.

Ein vom Designer angelegter Flow trägt die Tabelle seiner Vorlage fest im Schritt »Hauptdatensatz holen« und wird deshalb nur Vorlagen mit derselben Haupttabelle angeboten. Flows ohne feste Tabelle stehen bei jeder Vorlage: selbst gebaute Flows ohne diesen Schritt und Flows, die bei einer Vorlage angelegt wurden, deren Quelle keinen Tabellennamen trug. Trägt die Quelle der gerade geöffneten Vorlage keinen Tabellennamen, sortiert der Assistent gar nicht nach Haupttabelle aus. Dann stehen auch Flows einer anderen festen Haupttabelle zur Wahl, und der Hinweis zum gewählten Flow rät, ihn nur bei gleicher Haupttabelle zu wählen. Lässt sich die Definition eines Flows nicht lesen, steht er mit einer Warnung da. Beim Klick prüft Smart Templates diese Bindung nicht.

Hinweise unter der Auswahl

1. Ausgeschaltet (orange): Der Hinweis warnt, dass der Button bei einem ausgeschalteten Flow abbricht, bevor irgendetwas entsteht (siehe Was beim Klick geschieht: Wenn der Button abbricht). Schalten Sie den Flow in Power Automate ein. Bei einem ausgeschalteten Flow steht nur diese Warnung, auch wenn er zugleich über eine Beleganforderung läuft.
2. An der E-Mail: Der Flow hängt an der Tabelle »E-Mail«. Das ist der nützlichste Fall: Er bekommt die erzeugte E-Mail und damit den Beleg als Anhang, ohne dass Sie etwas mitgeben.
3. Über eine Beleganforderung: Beim Klick entsteht eine Anforderungszeile, der Flow hört darauf und holt sich den Beleg selbst. Je nach Flow steht dazu: Bei fester Tabelle, dass sein Schritt »Hauptdatensatz holen« fest auf den Tabellennamen der Haupttabelle dieser Vorlage eingestellt ist und er deshalb nur für Vorlagen mit derselben Haupttabelle angeboten wird. Ohne prüfbaren Tabellennamen der Rat, ihn nur bei gleicher Haupttabelle zu wählen. Bei freier Bindung, dass er keine feste Tabelle trägt und deshalb zu jeder Vorlage passt. Bei nicht lesbarer Definition, dass sich nicht lesen ließ, ob der Schritt fest auf eine Tabelle eingestellt ist.
4. Tabelle nicht erkennbar (orange): Der Flow nennt in Dynamics keine Tabelle. Smart Templates stößt ihn trotzdem an und übergibt den Datensatz der Tabelle der Vorlage; ob sein Auslöser wirklich auf diese Tabelle hört, lässt sich von hier aus nicht prüfen. Sehen Sie in Power Automate nach, bevor Sie ihn wählen.
5. Sonst: Der Flow bekommt den Datensatz der Tabelle übergeben, um den es beim Klick ging.

Wenn die Liste leer ist oder nicht lädt

Bei einem Ladefehler steht »Die Flow-Liste ließ sich nicht holen: …« mit dem Grund und dem Knopf »Flow anlegen …«. Ist die Liste leer, steht ein oranger Kasten mit mehreren Absätzen und demselben Knopf. Er nennt die Gründe, soweit sie zutreffen:

• Am häufigsten: Der Assistent sieht nur Flows, die in einer Lösung liegen. Ein Flow unter »Meine Flows« taucht hier nie auf (siehe Die Auswahlliste »Flow«).
• Ein oder mehrere Cloud-Flows nennen in Dynamics keine Tabelle und sind nicht bedarfsgesteuert, gegebenenfalls mit dem Nachsatz, dass sich selbst gebaute Flows auf »Smart Templates Auslöser« gerade nicht lesen ließen. Flows auf dieser Tabelle, die nicht auf neue Zeilen hören, sortiert die Liste ebenfalls aus; der Kasten nennt sie dann mit demselben, hier unpassenden Grund.
• Ein oder mehrere Flows hängen an einer anderen Tabelle als der der Vorlage. Das müssen Sie nicht nachbauen: Flows, die der Designer anlegt, brauchen keinen Auslöser auf dieser Tabelle.
• Ein oder mehrere Flows über eine Beleganforderung wurden für eine andere Haupttabelle angelegt und stehen deshalb nicht zur Wahl; legen Sie für diese Vorlage einen eigenen an.
• Der kurze Weg: der Knopf »Flow anlegen …« unten. Der Flow wird dort angelegt, eingeschaltet und fertig verdrahtet und öffnet sich gleich in Power Automate.
• Nur bei den E-Mail-Zwecken: Ein Flow, der stattdessen an der erzeugten E-Mail hängt, geht weiterhin; er bekommt den Beleg dann als Anhang.

Wer den Flow lieber selbst bauen will (der lange Weg), dem nennt der Assistent die Einstellungen; sie stehen mit den Bezeichnungen aus Power Automate und dem nötigen Zeilenfilter unter Aktionen und Schnittstellen: Flow starten.

Der Knopf »Flow anlegen …«

Der Knopf ist hervorgehoben und trägt ein gezeichnetes Symbol. Mauszeigertext: »Öffnet die Flow-Verwaltung. Der Flow entsteht hier und geht sofort in Power Automate auf — danach steht er in dieser Liste.« Er erscheint nur bei »Ja, diesen Flow beauftragen« und steht in allen drei Lagen: bei einem Ladefehler, bei leerer Liste und bei gefüllter Liste, dort eingerückt. Er öffnet das Fenster Flows verwalten über dem Assistenten, und jede Änderung dort kommt hier an: Nach einem Anlegen wird die Flow-Liste neu geholt, und der neue Flow wird ausgewählt, sobald er in der neuen Liste wirklich vorkommt. Nach einem Entfernen wird die Liste neu geholt und die Auswahl im Assistenten geleert, gleich welcher Flow entfernt wurde; »Ja, diesen Flow beauftragen« bleibt dabei angehakt, und »Weiter ▸« ist gesperrt, bis Sie einen Flow gewählt haben. Danach springt der Inhalt nach oben.

Der letzte Schritt: die Anleitung

Der letzte Schritt aller Zweige heißt »Schritt für Schritt«. Er ist die Anleitung für den Befehlsdesigner von Power Apps, mit dem Link dorthin, jedem Wert zum Kopieren und einer Aufnahme zu den meisten Handgriffen. Beim Erstellen hat sie 13 bis 20 Handgriffe, beim Ändern und Entfernen vier. Sie steht auf einer eigenen Seite: Button einbauen, ändern, entfernen. In der Fußleiste fehlt in diesem Schritt »Weiter ▸«, und »Schließen« beendet den Assistenten (siehe Die Fußleiste).

Was der fertige Button beim Klick tut, steht unter Was beim Klick geschieht. Die Flows, die der Button beauftragen kann, legen Sie unter Flows an.