Datentabellen

Eine Datentabelle anlegen

Eine Datentabelle steht immer auf einer Regel. Die Regel bestimmt, welche Datensätze zu Zeilen werden. Der Ablauf ist auf jedem Weg derselbe: Zeilenquelle wählen, bei einer Liste die neue Regel bestätigen, Spalten wählen. Eine Tabelle ohne Datenquelle, deren Reihen und Inhalt Sie selbst eintragen, etwa für einen Kopfblock mit Adresse und Belegdaten, ist keine Datentabelle, sondern eine »Freie Tabelle«; wie Sie sie anlegen, steht unter Freie Tabellen.

1. Klicken Sie oben im Menüband im Abschnitt »Tabellen« auf »Datentabelle«. Das Fenster »Zeilenquelle der Tabelle wählen« öffnet sich mit Ihrem Datenbaum.
2. Klicken Sie bei der Liste, aus der die Zeilen kommen sollen, etwa »Positionen«, auf »wählen«. Der Designer legt eine Regel an, die alle Zeilen dieser Liste durchlässt, und öffnet ihr Fenster.
3. Filtern oder sortieren Sie hier gleich, oder klicken Sie auf »Speichern«. Mehr dazu unter Regeln: Das Fenster »Regel bearbeiten«. Es öffnet sich das Fenster »Spalten wählen — …«; hinter dem Strich steht der Name der Zeilenquelle.
4. Haken Sie die Felder an, die Spalten werden sollen, und klicken Sie auf »Übernehmen«. Die Tabelle steht unter dem bisherigen Inhalt auf dem letzten Blatt und ist markiert. Beim ersten Mal zeigt eine Sprechblase auf sie: »Doppelklick in eine Zelle, um die Spalte zu gestalten«.

Angelegt wird erst im letzten Schritt. Brechen Sie unterwegs ab, mit »Abbrechen«, dem ✕, der Esc-Taste oder einem Klick neben das Fenster, bleibt nichts zurück: keine halbe Tabelle und keine Regel ohne Tabelle.

Alle Wege zur Datentabelle

Die neue Datentabelle

Auf der Entwurfsfläche zeigt eine Datentabelle ihre Kopfzeile und genau eine Musterzeile. In der Musterzeile stehen die Felder als blaue Marken mit ihrem Namen, nicht ihre Werte. Alle Zeilen, die Seitenumbrüche, die wiederholten Köpfe und die Zebra-Streifen der Zeilen zeigen erst die Voll-Vorschau und das PDF, gefüllt mit dem Beispiel-Datensatz (siehe Voll-Vorschau und PDF: Die Voll-Vorschau).

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• Beispielzeilen: Der Entwurf lädt aus jeder Liste höchstens 20 Beispielzeilen und rechnet damit, auch in Regeln, Summen und Bedingungen. Gedruckt wird mit allen (siehe Quellen und Beziehungen: Was der Entwurf lädt und was gedruckt wird). Hat eine Liste mehr, sagt der Entwurf es einmal; den Wortlaut der Meldung nennt Datenbaum und Feldwähler: Aufklappen, laden, Tiefe.
• Sprechblase: Beim ersten Einfügen einer Tabelle in eine Vorlage zeigt eine Sprechblase »Doppelklick in eine Zelle, um die Spalte zu gestalten«. Wann sie erscheint und wann sie verschwindet, steht unter Das Menüband: Sprechblasen beim ersten Einfügen. Kommt die Tabelle direkt in eine Zelle, erscheint sie nicht.

Die Zeilenquelle

Die Zeilenquelle sagt, welche Datensätze die Tabelle als Zeilen druckt, zum Beispiel die Positionen eines Auftrags. Sie ist eine Regel. Sie wählen sie beim Anlegen und können sie später ansehen oder wechseln.

Das Fenster »Zeilenquelle der Tabelle wählen«

Es erscheint nach einem Klick auf »Datentabelle«, nach dem Ziehen des Knopfs und wenn Sie die Zeilenquelle einer Tabelle wechseln. Gewählt wird ein Weg, kein Wert: Der Baum zeigt Beziehungen und Regeln, aber keine Felder. Gewählt wird immer vom Dokument aus, nicht von einer Tabellenzeile; für eine Tabelle je Zeile siehe Zellen, Kopfzeile und Seitenumbruch: Tabelle in einer Tabellenzelle.

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Rückfrage »Diese Regel gibt nur einen Datensatz«: Steht die Auswahl einer Regel auf »Nur der erste«, »Nur der letzte« oder »Der an einer bestimmten Position«, liefert sie genau einen Datensatz und keine Liste; die Tabelle bliebe dann leer (die Begründung steht unter Regeln: Bestimmte Datensätze übernehmen). Wählen Sie eine solche Regel mit »wählen«, fragt der Designer deshalb nach. »Trotzdem nehmen« übernimmt die Regel, »Abbrechen« nicht. Sollen alle Zeilen gedruckt werden, nehmen Sie in der Regel im Reiter »Auswahl« den Haken »Nur bestimmte Datensätze übernehmen« heraus. Nur für eine begrenzte Zahl stellen Sie die Auswahl auf »Die ersten N (z. B. die 5 obersten)« um (siehe Regeln: Reiter »Auswahl«: sortieren und auswählen).

Das Fenster der neuen Regel: Haben Sie eine Liste gewählt oder gezogen, legt der Designer eine Regel an, die nach der Beziehung heißt, und öffnet ihr Fenster »Regel bearbeiten«. Erst nach »Speichern« folgt die Spaltenwahl; benennen Sie die Regel vorher um, gilt der neue Name. »Abbrechen«, das ✕, Esc oder ein Klick daneben entfernen die Regel wieder, und es entsteht keine Tabelle. Stellen Sie im Fenster die Auswahl auf einen einzelnen Datensatz, warnt der Designer: »Diese Regel liefert nur EINEN Datensatz — die Tabelle, die Sie gerade daraus bauen, bleibt damit leer. …«

Das Fenster »Spalten wählen — …«

Es folgt auf die Zeilenquelle. Bis die Felder aus Dynamics geladen sind, steht darin »lädt Felder…«.

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Ist ein Bildfeld angehakt, fragt der Designer vorher einmal für alle Bildspalten nach der Qualität. Bei mehreren Bildfeldern heißt das Fenster etwa »Qualität für »2 Bildspalten««. Nach »Abbrechen«, Esc oder einem Klick daneben bleibt die Spaltenwahl offen, und es wird nichts angelegt (die Antworten und alles Weitere: Bilder: Qualität).

Das Fenster »Quelle & Sortierung«

Markieren Sie die Tabelle und klicken Sie im Abschnitt »Daten« auf »Quelle…«. Steht die Tabelle auf keiner Regel, die der Designer von der Tabelle aus findet, heißt der Knopf dort »⚙ Quelle & Sortierung«. Änderungen im Fenster gelten sofort; »✓ Fertig«, Esc oder ein Klick daneben schließen es.

Die Zeilenquelle wechseln

1. Markieren Sie die Tabelle, klicken Sie im Abschnitt »Daten« auf »Quelle…« und im Fenster auf »Andere Quelle…«. Findet der Designer zur Tabelle keine Regel, etwa weil sie gelöscht wurde, heißen die Knöpfe »⚙ Quelle & Sortierung« und »Ändern…«.
2. Wählen Sie die neue Liste oder Regel. Bei einer Liste öffnet sich zuerst das Fenster der neuen Regel.
3. Klicken Sie im Fenster »Spalten wählen — …« auf »Spalten behalten«, wenn Ihre Spalten bleiben sollen. Oder haken Sie neue Felder an und klicken Sie auf »Übernehmen«; dann ersetzen diese alle bisherigen Spalten. Haben Sie die Spalten behalten, prüft der Designer, ob sie zur neuen Zeile passen. Passt alles, meldet er »Die Spalten passen zur neuen Zeilenquelle — nichts zuzuordnen.« Sonst öffnet sich das Fenster »Spalten der neuen Zeilenquelle zuordnen«.

Im Fenster »Spalten der neuen Zeilenquelle zuordnen« geben Sie den Spalten ihre neuen Felder; wie das geht, steht unter Quellen und Beziehungen: Das Fenster »Variablen zuordnen«. Was offen bleibt, wird beim Übernehmen aus den Zellen entfernt. Brechen Sie ab, zeigen die Spalten weiter auf die alten Felder, und der Designer meldet: »Nichts zugeordnet — die Spalten zeigen weiter auf die alten Felder.« Fügen Sie eine Tabelle in eine andere Vorlage ein, kann ein gleich gebautes Fenster mit dem Titel »Variablen zuordnen« erscheinen; darin ordnen Sie auch ihre Zeilenquelle neu zu.

Ältere Tabellen direkt auf einer Beziehung

Früher durfte eine Tabelle direkt auf einer Beziehung stehen. Öffnen Sie eine solche Vorlage, stellt der Designer jede dieser Tabellen einmal auf eine eigene Regel um, auch Tabellen in Zellen und Zusatzreihen. Filter und Sortierung nimmt er mit und meldet es: »Diese Vorlage stammt aus der Zeit, als eine Tabelle direkt auf einer Beziehung stehen durfte. …« Gespeichert wird die Umstellung erst, wenn Sie die Vorlage speichern.

• Die Reihenfolge der Zeilen kann sich ändern: Eine Regel ordnet Zahlen immer der Größe nach (2 vor 10), und sie kennt nur zwei Sortierstufen. Beides nennt die Meldung, wenn es eine Tabelle betrifft.
• Lässt sich die Beziehung gerade nicht zuordnen, bleibt die Tabelle unverändert. Die Meldung rät dann, die Beziehung im Datenbaum einmal aufzuklappen und die Vorlage neu zu laden.
• Steht eine Tabelle noch auf einer Beziehung, zeigt das Fenster »Quelle & Sortierung« einen gelben Kasten: »⚠ Diese Tabelle steht direkt auf einer Beziehung. Das wird nicht mehr unterstützt …«. Der Knopf »Regel daraus machen« legt eine Regel mit dem Namen der Beziehung und dem Zusatz »(Regel)« an, nimmt Filter und Sortierung mit und stellt die Tabelle darauf um: »Tabelle steht jetzt auf der Regel »…« — Filter und Sortierung sind mitgewandert.« Findet er die Beziehung nicht, meldet er »Beziehung nicht gefunden.«

Die Eigenschaften der ganzen Tabelle

Die Einstellungen der ganzen Tabelle erreichen Sie auf zwei Wegen, mit denselben Feldern:

• Die Tabelle markieren: Klicken Sie in eine Zelle; oben links an der Tabelle erscheint ✥, und ein Klick darauf markiert die ganze Tabelle. Oder klicken Sie im Bereich »Struktur« auf die Zeile »Tabelle«. Auch ein Klick auf den Rand der Kopfzeile außerhalb einer Zelle markiert die ganze Tabelle. Rechts unter »Eigenschaften« stehen dann die Reiter »Allgemein« und »Position & Größe«. Oben steht »Tabelle« und daneben, woher die Zeilen kommen, oder »ohne Datenquelle«; bei einer Tabelle in einer Gruppe oder Zelle nur »Tabelle«.
• Von einer Spalte aus: Ist eine Spalte markiert, finden Sie dieselben Einstellungen im Reiter »Tabelleneigenschaften«, ohne die Tabelle erst markieren zu müssen; die Spalte bleibt markiert. Dort steht unter »Position & Größe« nur die Lage mit »Erweitert«. Positionsverhalten und Anordnung gibt es nur, wenn die Tabelle selbst markiert ist.

Welchen Reiter Sie zuletzt benutzt haben, merkt sich das Eigenschaften-Fenster (siehe Das Eigenschaften-Fenster). Die Abschnittsüberschriften stehen dort in Großbuchstaben.

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Reiter »Allgemein«: Abschnitt »Daten«

Das ⓘ an der Überschrift »Daten« erklärt die Zusatzreihen.

Reiter »Allgemein«: Abschnitt »Stil«

Reiter »Allgemein«: Abschnitt »Kopfzeile«

Reiter »Allgemein«: Abschnitt »Zellen«

Das ⓘ an der Überschrift »Zellen« erklärt das Verbinden von Zellen (siehe Zellen, Kopfzeile und Seitenumbruch: Zellen verbinden und Spalten teilen).

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Reiter »Allgemein«: Rahmen, Ecken, Hilfslinien, Sichtbarkeit

Reiter »Position & Größe«

Der Reiter hat die Abschnitte, die jedes Objekt hat. Beschrieben sind sie auf den Seiten, auf die die Tabelle verweist; hier stehen die Vorgaben der Tabelle und das, was bei ihr anders ist:

Eine Tabelle aus einer eingelesenen Vorlage kann so gespeichert sein, dass sie sich auf jeder Seite wiederholt; im Designer gibt es dafür keinen Schalter. Eine solche Tabelle hat kein Positionsverhalten (siehe Positionsverhalten: Die drei Möglichkeiten), nur die Anordnung. Kopf- und Fußzeilen bauen Sie aus Gruppen (siehe Seiten, Kopf- und Fußzeile: Kopf- und Fußzeile). Der Löschknopf steht unter den Reitern und ist in beiden zu sehen.

Verschieben, kopieren, löschen

• Verschieben: Ziehen Sie die Tabelle am ✥ oben links (»Tabelle verschieben«); es erscheint, sobald die Tabelle oder eine ihrer Spalten markiert ist. Direkt im Dokument verschieben Sie die Tabelle frei auf der Seite, in einer Gruppe innerhalb der Gruppe. Die Pfeiltasten wirken wie bei jedem Objekt (siehe Arbeiten auf der Entwurfsfläche: Tasten am markierten Objekt), aber nicht, wenn nur eine Spalte oder Zelle markiert ist.
• Kopieren: Kopieren, Ausschneiden, Einfügen und Verdoppeln wirken nur auf die ganze Tabelle (siehe Arbeiten auf der Entwurfsfläche: Kopieren, Einfügen und Löschen); eine einzelne Spalte oder Zelle lässt sich nicht kopieren. Fügen Sie die Tabelle in eine andere Vorlage ein, kann das Fenster »Variablen zuordnen« erscheinen; dort ordnen Sie auch die Zeilenquelle neu zu (siehe Quellen und Beziehungen: Das Fenster »Variablen zuordnen«).

Eine Tabelle in einer Gruppe löschen Sie, indem Sie sie am ✥ markieren und »🗑 Element löschen« nehmen. Strg+Z holt eine gelöschte Tabelle zurück (siehe Arbeiten auf der Entwurfsfläche: Rückgängig und Wiederholen).

Spalten: hinzufügen, verschieben, Breite

Die Leiste an der Tabelle

Ist die Tabelle, eine Spalte oder eine Zelle markiert, schwebt über der rechten oberen Ecke der Tabelle eine kleine Leiste. Ist nur die Tabelle markiert, stehen dort nur »Spalte« und »Reihe«; die übrigen Knöpfe erscheinen, wenn Zellen markiert sind.

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Alle Knöpfe wirken ohne Rückfrage; Strg+Z macht sie rückgängig. Ein Menü mit der rechten Maustaste gibt es an Tabellen nicht.

Hinzufügen, löschen, verschieben

• Hinzufügen: »Spalte« in der Leiste oder »Spalte rechts« im Reiter »Spalte«. Die neue Spalte kommt rechts neben die markierte; ist keine Spalte markiert oder eine Zelle einer Zusatzreihe, kommt sie ans Ende. Sie ist immer 25 mm breit. Von der markierten Spalte, sonst von der letzten, übernimmt sie die waagerechte Ausrichtung, den Kopf-Hintergrund und die Schriftfarbe der Kopfzelle, Min- und Max-Breite und die Rahmen, nicht aber die senkrechte Ausrichtung. Hat diese Spalte einen Kopf-Designer, bekommt die neue einen gleich gestalteten mit dem Text »Neu«; hat sie einen Spaltendesigner, einen gleich gestalteten, leeren. Sonst heißt ihr Kopf »Neu«, in der Sprache der Vorlage.
• Wenn es eng wird: Passt die Tabelle danach nicht mehr in ihren Platz, also von ihrer linken Kante bis zum rechten Rand des bedruckten Bereichs bzw. bis 4 mm vor den rechten Rand ihrer Gruppe, werden alle Spalten anteilig schmaler, aber keine schmaler als 10 mm: »Neue Spalte angelegt — die Tabelle passte nicht mehr in ihren Platz, deshalb sind alle Spalten anteilig schmaler geworden.« Liegt die Einfügestelle in einem verbundenen Block, wächst die Verbindung mit, und die Meldung sagt es.
• Löschen: »🗑 Spalte« in der Leiste oder »🗑 Spalte löschen« im Reiter »Spalte« löschen ohne Rückfrage. Eine Spalte bleibt immer: »Mindestens eine Spalte muss bleiben.« Liegt die Spalte in einer verbundenen Zelle, wird diese schmaler; reißt dabei eine Verbindung auseinander, wird sie gelöst, und die Meldung nennt es. Stecken Sie gerade im Kopf- oder Spaltendesigner dieser Spalte, führt das Löschen aus dem Fenster heraus.
• Verschieben: Greifen Sie die Kopfzelle der Spalte und ziehen Sie sie an die neue Stelle; das geht auch bei einem gestalteten Kopf. Eine Einfügelinie rastet an erlaubten Stellen ein, nie mitten in einem verbundenen Block; eine Kopie der Spalte folgt dem Zeiger, die übrigen rücken beiseite. Ein verbundener Block wandert als Ganzes: »Spalte verschoben.« bzw. »Verbundener Block mit 3 Spalten verschoben — die Verbindungen bleiben.« Oder nehmen Sie »◀ Links« und »Rechts ▶« im Reiter »Spalte«. Mit gedrückter Strg-Taste markiert das Ziehen statt zu verschieben; an Datenzellen markiert Ziehen immer. Pfeiltasten verschieben keine Spalten.

Der Mauszeigertext von »Spalte rechts« im Reiter »Spalte« sagt dasselbe, kürzer: »Neue Spalte direkt rechts von dieser Spalte einfügen — sie ist 25 mm breit und übernimmt Ausrichtung, Rahmen und Gestaltung dieser Spalte. Passt die Tabelle danach nicht mehr in ihren Platz, werden alle Spalten anteilig schmaler.« Ändern Sie die Breite danach im Feld »Breite (mm)«.

Breite und Höhe ziehen

Die Einstellungen einer Spalte

Klicken Sie auf eine Kopf- oder Datenzelle. Die Spalte ist markiert, die angeklickte Zelle trägt einen Rahmen in Kontrastfarbe, und rechts stehen die Reiter »Spalte« und »Tabelleneigenschaften«. Oben steht »Spalte« und daneben etwa »2 von 5 · Preis«; hat die Spalte einen Kopf-Designer, nur »2 von 5«. Der Reiter »Tabelleneigenschaften« zeigt die Eigenschaften der ganzen Tabelle. Im Reiter »Spalte« stehen:

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Einen Code in einer Spalte, etwa die EAN je Position, legen Sie im Spaltendesigner an (siehe Barcode, QR-Code und GiroCode: Codes in Tabellen).

Zusatzreihen: mehrere Reihen je Datensatz

Normalerweise druckt eine Datentabelle für jeden Datensatz genau eine Zeile. Eine Zusatzreihe ist eine weitere Reihe unter dieser Hauptzeile, bei jedem Datensatz. Der klassische Fall ist eine lange Beschreibung über die ganze Breite unter Artikel und Preis. Aus 20 Positionen mit einer Zusatzreihe werden so 40 gedruckte Reihen.

1. Markieren Sie die Tabelle oder eine ihrer Zellen und klicken Sie in der Leiste an der Tabelle auf »Reihe«. Unter der Musterzeile steht eine neue Reihe, ihre erste Zelle ist markiert: »Zusatzreihe angelegt — sie erscheint bei JEDEM Datensatz unter der Hauptzeile. …«
2. Soll die Reihe über die ganze Breite gehen, klicken Sie rechts auf »🔗 Über alle Spalten«. Die erste Zelle reicht jetzt über alle Spalten.
3. Doppelklicken Sie auf die Zelle, oder klicken Sie rechts auf »↳ Zell-Designer öffnen«, und setzen Sie Text und Felder hinein. Felder können Sie auch direkt aus dem Bereich »Daten« auf die Zelle ziehen (siehe Zellen, Kopfzeile und Seitenumbruch: Zellen gestalten: der Zell-Designer). Der Zell-Designer zeigt oben links etwa »📄 Dokument › Zusatzreihe 1 · Spalte 1«. Die Felder werden für jeden Datensatz eingesetzt, wie in der Hauptzeile.

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Ist eine Zelle einer Zusatzreihe markiert, steht rechts oben »Zusatzreihe 1« und daneben der Kopftext der Spalte. Darunter:

Den Zell-Designer einer Zusatzreihe beschreibt Zellen, Kopfzeile und Seitenumbruch: Das Fenster des Zell-Designers. Hintergrund und Rahmen stellen Sie dort je Zelle ein, mit den Feldern einer Gruppe; sie stehen unter Zellen, Kopfzeile und Seitenumbruch: Hintergrund, Rahmen und Größe einer Zelle. Runde Ecken bekommt nur die ganze Tabelle (siehe Eckenradius der Tabelle). Einen Knopf zum Übertragen auf alle Spalten gibt es hier nicht (siehe Zellen, Kopfzeile und Seitenumbruch: Auf alle Spalten oder Kopfzeilen übernehmen).

• Nur mit Datenquelle: Zusatzreihen gibt es nur bei einer Tabelle mit Datenquelle. Die »Reihe« einer Freien Tabelle meint etwas anderes: eine Reihe mit eigenem Inhalt (siehe Freie Tabellen).
• Ein Datensatz, ein Block: Die Reihen eines Datensatzes gehören zusammen. Zwischen ihnen steht keine Trennlinie, sie kommt erst unter dem Datensatz; das Zebra färbt sie gemeinsam; beim Seitenumbruch wandert der ganze Datensatz auf die nächste Seite. »Zeile beim Seitenumbruch zusammenhalten« ist deshalb ausgegraut (siehe Zellen, Kopfzeile und Seitenumbruch: Zeile zusammenhalten oder teilen).
• Was auch hier gilt: Mindest- und feste Zeilenhöhe, »Senkrecht ausrichten« der Spalte und der Zeilenabstand der Tabelle.
• Verbindungen: Kommt eine Reihe dazu oder fällt eine weg, werden Verbindungen übereinander gelöst. Der Inhalt bleibt; die Meldung nennt die Zahl, neu verbinden genügt.
• Reihenfolge: Die Reihenfolge der Zusatzreihen lässt sich nicht ändern.

Auf einer Zelle einer Zusatzreihe zeigt der Mauszeigertext, was geht: »Zusatzreihe 1 · Klick: Zelle wählen · Doppelklick: Zell-Designer · Ziehen oder Strg+Klick: mehrere markieren (dann »Zellen verbinden«)«. Ziehen nach oben oder unten markiert ein Rechteck mit der Hauptzeile.

Filtern, sortieren, Summen

Filter, Sortierung, Zusammenfassen und »die ersten N« liegen in der Regel der Tabelle, nicht an der Tabelle selbst. Öffnen Sie die Regel mit »⚙ Filter & Sortierung (Regel)«; mehr unter Regeln: Reiter »Filter«: welche Zeilen hineinkommen und Regeln: Reiter »Auswahl«: sortieren und auswählen. Gedruckt wird eine Zeile je Datensatz, in der Reihenfolge, die die Regel liefert. Ist die Liste leer, steht im PDF nur die Kopfzeile, ohne Meldung. Für sehr große Listen gilt eine Obergrenze von 20.000 Zeilen je Abfrage; wird sie erreicht, meldet der Beleg eine Warnung (siehe Quellen und Beziehungen: Was der Entwurf lädt und was gedruckt wird).

Eine Summenzeile unter der Tabelle

Eine eigene Summenzeile hat die Tabelle nicht. Die Regel der Tabelle eignet sich dafür nicht: Sobald sie im Reiter »Berechnen« etwas berechnet, fasst sie ihre Zeilen zusammen, ohne Merkmal unter »Zeilen zusammenfassen nach (optional)« alle zu einer. Ein berechnetes Feld einer Regel auf einer Liste lässt sich zurzeit nicht in einen Text auf dem Blatt setzen (siehe Regeln: Das Ergebnis verwenden).

Nehmen Sie deshalb eine zweite Regel auf derselben Liste, mit demselben Filter wie die Regel der Tabelle und einer Summe wie »Gesamt ist Summe von Betrag«, ohne ein Merkmal unter »Zeilen zusammenfassen nach (optional)«. Setzen Sie sie als einzeilige Tabelle ohne Kopfzeile mit dem Positionsverhalten »Fließend« unter die erste, damit sie mit der Positionstabelle nach unten rückt (siehe Positionsverhalten: Fließend). Wie das Schritt für Schritt geht, steht unter Regeln: Beispiel: die Summe unter der Positionstabelle.

Für eine Summe im Fließtext, etwa »Gesamtbetrag: …«, nehmen Sie eine eigene Variable (siehe Variablen: Was soll drinstehen?). Sie rechnet über alle Positionen der Liste; den Filter der Regel kennt sie nicht. Filtert die Tabelle, weicht diese Summe deshalb von der Summenzeile ab.

Sortierung an der Tabelle selbst

Steht eine Tabelle auf einer Regel, sortiert die Regel: im Reiter »Auswahl« unter »Sortieren nach«, mit zwei Stufen; Zahlen ordnet sie immer der Größe nach (siehe Regeln: Reiter »Auswahl«: sortieren und auswählen). Eigene Sortierstufen an der Tabelle gibt es nur noch bei Tabellen, die auf keiner Regel stehen, die der Designer von der Tabelle aus findet: bei älteren Tabellen direkt auf einer Beziehung und bei Tabellen in einer Tabellenzelle. Sie stehen im Fenster »Quelle & Sortierung« unter »Sortierung (erst oben, dann darunter)«; das ⓘ dort erklärt sie. Davor steht: »Eine Zeilenbedingung gibt es an der Tabelle selbst nicht mehr: gefiltert wird in einer Regel. Diese Tabelle steht auf keiner Regel und zeigt deshalb alle Zeilen ihrer Quelle.« Bei einer Tabelle in einer Tabellenzelle ist diese Quelle ihre Regel; deren Filter gilt (siehe Zellen, Kopfzeile und Seitenumbruch: Tabelle in einer Tabellenzelle).

Zuerst gilt die obere Stufe, nur bei Gleichstand die darunter; bei vollem Gleichstand bleibt die Reihenfolge der Quelle. Ohne Stufen bleibt es ganz bei der Reihenfolge der Quelle; das sagt auch der Hinweis darunter: »Häkchen 123 = numerisch statt alphabetisch sortieren. Ohne Stufen bleibt die Quell-Reihenfolge.« Im Abschnitt »Daten« der Tabelle steht hinter »Quelle:« die Zahl der Stufen.