Quellen und Beziehungen

Die Hauptquelle

Die Hauptquelle ist die Tabelle, aus der die Vorlage druckt. Gedruckt wird immer für genau einen Datensatz dieser Tabelle, etwa für das Angebot, an dem jemand in Dynamics auf den Knopf klickt, oder für den Datensatz, den ein Flow übergibt (siehe Buttons: der Assistent). Aus der Hauptquelle kommen die Felder und Beziehungen, die Ihnen der Datenbaum anbietet. Im Fenster »Datenquellen verwalten« steht sie ganz oben, mit einem ★ vor dem Namen. Im Datenbaum ist sie die erste Quelle unter »Eigene Variablen« und »Systemvariablen«, mit ★ hinter dem Namen.

Meist legen Sie die Hauptquelle beim Anlegen der Vorlage fest (siehe Eine neue Vorlage anlegen); ohne sie bleibt dort »Weiter zu den Einstellungen →« gesperrt. Auch ein Beleg entsteht nie ohne Hauptquelle.

Die Hauptquelle festlegen

1. Klicken Sie auf »★ Hauptquelle festlegen«. Den Knopf finden Sie im Fenster »Datenquellen verwalten«, solange es noch keine Hauptquelle gibt, und im Fenster »Hauptquelle erforderlich«. Das Fenster »Datenbank-Tabelle (Entität) wählen« öffnet sich.
2. Tippen Sie einen Teil des Tabellennamens, etwa »Angebot«, und klicken Sie die Tabelle an. Das Fenster »Beispiel-Datensatz wählen« öffnet sich.
3. Klicken Sie den Datensatz an, mit dem Sie die Vorlage prüfen wollen. Sie können auch »Ohne Beispiel-Datensatz weiter« wählen und ihn später nachtragen. Der Designer lädt die Felder der Tabelle (»Datenquelle wird geladen...«, dann »Beispieldaten werden geladen...«) und meldet »Quelle »Angebot« hinzugefügt.«. Die Quelle steht im Fenster »Datenquellen verwalten« ganz oben, mit ★ davor, und im Datenbaum als erste Quelle unter »Eigene Variablen« und »Systemvariablen«, mit ★ dahinter.
4. Haben Sie im Fenster »Datenquellen verwalten« begonnen, klicken Sie dort auf »✓ Bestätigen«. Speichern Sie danach die Vorlage.

• Die Quelle heißt wie die Tabelle in Dynamics. Umbenennen lässt sie sich im Designer nicht.
• Schließen Sie eines der beiden Auswahlfenster mit der Esc-Taste oder einem Klick daneben, entsteht keine Quelle.
• Die Hauptquelle steht fest, sobald sie angelegt ist: Sie hat kein ✕ und lässt sich nicht gegen eine andere Tabelle tauschen. Solange Sie im Fenster noch nicht bestätigt haben, nimmt »Verwerfen« sie wieder zurück (siehe Bestätigen, verwerfen, schließen).
• Hat die Vorlage schon Inhalt, aber noch keine Hauptquelle, etwa nach dem Import einer Vorlage ohne Quellen, prüft der Designer danach, ob die Felder im Inhalt zur neuen Tabelle passen. Bleibt etwas offen, öffnet sich das Fenster »Variablen zuordnen« (siehe Das Fenster »Variablen zuordnen«).

Das Fenster »Datenbank-Tabelle (Entität) wählen«

In diesem Fenster wählen Sie die Tabelle für die Hauptquelle oder für eine weitere Quelle.

In der Liste steht je nach Lage »lädt Entitäten…«, vor der ersten Eingabe »Tippen Sie, um eine Tabelle zu suchen — z.B. Firma, Kontakt, Rechnung.« mit der Zahl der verfügbaren Tabellen, ohne Treffer »Nichts gefunden.« und bei einem Fehler »Die Tabellen ließen sich nicht laden. Bitte schließen Sie das Fenster und versuchen Sie es erneut.«. Steht dort »(0 verfügbar)«, laden Sie den Designer neu; hilft das nicht, klären Sie Ihre Rechte mit Ihrem Administrator (siehe Rechte und Rollen). Der Designer liest Tabellen und Felder immer mit Ihrer Anmeldung und Ihren Rechten.

Das Fenster »Hauptquelle erforderlich«

Dieses Fenster öffnet sich von selbst, wenn Sie eine Vorlage ohne Hauptquelle öffnen und wenn Sie die Voll-Vorschau oder das PDF aufrufen, solange die Hauptquelle fehlt. Es sagt: »Jeder Beleg braucht eine Hauptquelle — die Datenbank-Tabelle (Entität), aus der er erzeugt wird. Bitte jetzt festlegen; dieser Dialog lässt sich erst danach schließen.«

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• Das Fenster hat kein ✕, und weder die Esc-Taste noch ein Klick daneben schließen es. Es verschwindet, sobald eine Hauptquelle festgelegt ist.
• Sein einziger Knopf »★ Hauptquelle festlegen« startet das Festlegen wie oben. Brechen Sie dabei ab, bleibt das Fenster stehen.
• Auf diesem Weg gilt die Hauptquelle sofort, ohne »✓ Bestätigen«. Speichern Sie danach die Vorlage.
• Hat die Voll-Vorschau oder das PDF das Fenster geöffnet, geht es nach dem Festlegen nicht von selbst weiter: Klicken Sie »Voll-Vorschau« bzw. »PDF« noch einmal. Haben Sie beim Festlegen einen Beispiel-Datensatz gewählt, fragt der Designer dann nicht mehr nach ihm (siehe Voll-Vorschau und PDF: Ohne Hauptquelle).

Das Fenster »Datenquellen verwalten«

In diesem Fenster stellen Sie die Quellen einer Vorlage ein: die Hauptquelle, die weiteren Quellen und den Beispiel-Datensatz. Beziehungen und Regeln legen Sie hier nicht an; die stehen im Datenbaum (siehe Datenbaum und Feldwähler: Der Datenbaum). Sie öffnen das Fenster auf drei Wegen:

• links über dem Datenbaum mit »⚙ Quellen verwalten«,
• in den Vorlageneinstellungen im Reiter »Daten« mit »⚙ Datenquellen verwalten«; fehlt die Hauptquelle noch, heißt der Knopf »★ Hauptquelle festlegen« und ist blau, öffnet aber ebenfalls dieses Fenster (siehe Vorlageneinstellungen),
• beim Anlegen einer neuen Vorlage in Schritt 1 mit »⚙ Quelle wählen …«; steht die Hauptquelle schon fest, heißt der Knopf »⚙ Quellen verwalten — Hauptquelle: …«, bei weiteren Quellen mit dem Zusatz »· … weitere«.

Das Fenster legt sich über ein Fenster, das schon offen ist, etwa über die Vorlageneinstellungen. Links stehen die Quellen, rechts der Datensatz aus Dynamics, unten die Knöpfe zum Bestätigen und Verwerfen.

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Links: die Quellen

Rechts: der Datensatz aus Dynamics

Die rechte Hälfte zeigt die Quelle, die links gewählt ist. Gibt es noch keine Quelle, steht dort »Wählen Sie links eine Quelle — hier steht dann der Datensatz aus Dynamics.«.

Bestätigen, verwerfen, schließen

Was Sie im Fenster ändern, sehen Sie im Datenbaum sofort. In die Vorlage übernommen ist es aber erst mit »✓ Bestätigen«, und in Dynamics abgelegt erst mit »Speichern« in der Vorlagenzeile (siehe Vorlagen verwalten: Die Vorlagenzeile). Schließen Sie das Fenster deshalb mit »✓ Bestätigen«, nicht mit »Schließen«: Gibt es nicht bestätigte Änderungen, fragt der Designer sonst »Menü wirklich verlassen?«, und mit »Verlassen und verwerfen« sind sie weg, auch eine eben festgelegte Hauptquelle.

Der Beispiel-Datensatz

Der Beispiel-Datensatz ist ein echter Datensatz der Hauptquelle, etwa ein bestimmtes Angebot. Mit ihm prüfen Sie die Vorlage: Die Voll-Vorschau und das PDF aus dem Designer zeigen seine Werte. Auf der Entwurfsfläche stehen Felder dagegen als blaue Marke mit ihrem Namen. Gedruckt wird in Dynamics der Datensatz, für den ein Button oder ein Flow druckt: der Datensatz, auf dessen Seite der Button geklickt wird, in einer Liste die angekreuzten Zeilen, und sitzt der Button auf einer anderen Tabelle, der Datensatz am Ende seines Wegs (siehe Buttons: der Assistent); bei einem Flow der Datensatz, den er übergibt. Wie sich die Voll-Vorschau vom Druck in Dynamics unterscheidet, steht unter Voll-Vorschau und PDF: Voll-Vorschau und der Druck in Dynamics.

• Im Hintergrund rechnet der Entwurf mit den Daten des Beispiel-Datensatzes, etwa für Bilder aus Datenfeldern, für die Version eines Textes, die er zeigt (siehe Texte: Inhalt je nach Bedingung), für das Bild, das eine Bildregel wählt (siehe Bilder), für die Ergebnisse von Regeln und für die Vorschau im Fenster einer Variablen.
• Beim Warmhalten erzeugt Smart Templates seine Probebelege mit diesem Datensatz; fehlt er, mit irgendeinem Datensatz der Tabelle (siehe Vorlageneinstellungen).
• Der Beispiel-Datensatz wird mit der Vorlage gespeichert. Nur die Hauptquelle hat einen; eine weitere Quelle ist eine Liste.
• Ist keiner hinterlegt, fragt der Designer vor jeder Voll-Vorschau und jedem PDF danach. Wählen Sie dort einen, ist er damit hinterlegt und wird mit der Vorlage gespeichert (siehe Voll-Vorschau und PDF: Was vor dem Erzeugen geprüft wird). In den Vorlageneinstellungen steht dazu der Hinweis »Ohne hinterlegten Datensatz fragt der Designer vor jeder Voll-Vorschau und jedem PDF danach.«

1. Öffnen Sie »Datenquellen verwalten«, wählen Sie links die Hauptquelle und klicken Sie rechts auf »Datensatz wählen« bzw. »Anderen Datensatz wählen«.
2. Suchen Sie im Fenster »Beispiel-Datensatz wählen« den Datensatz und klicken Sie seine Zeile an. Der Designer zeigt »Beispieldaten werden geladen...« und meldet danach »Beispiel-Datensatz gesetzt: …«.
3. Klicken Sie auf »✓ Bestätigen« und speichern Sie die Vorlage.

Dasselbe geht in den Vorlageneinstellungen im Reiter »Daten«, Abschnitt »Beispiel-Datensatz«, mit »Beispiel-Datensatz wählen« bzw. »Anderen Beispiel-Datensatz wählen«, »↗ In Dynamics öffnen« und »Entfernen« (siehe Vorlageneinstellungen). Die Knöpfe wirken wie die entsprechenden im Fenster »Datenquellen verwalten« (siehe Rechts: der Datensatz aus Dynamics); zurück nehmen Sie eine Änderung dort mit »Abbrechen« und »Verwerfen«.

Das Fenster »Beispiel-Datensatz wählen«

Das Fenster heißt »Beispiel-Datensatz wählen · …« mit dem Namen der Quelle. Es öffnet sich über die Knöpfe oben, beim Festlegen der Hauptquelle und von selbst vor der Voll-Vorschau und dem PDF, wenn kein Beispiel-Datensatz hinterlegt ist oder der hinterlegte in Dynamics gelöscht wurde. Die Datensätze stehen als Tabelle mit den Spalten einer Ansicht aus Dynamics.

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Unter der Ansicht steht je nach Lage »lädt…«, »Keine Datensätze gefunden.« oder in Rot »Die Datensätze konnten mit dieser Ansicht nicht geladen werden. Wählen Sie oben eine andere Ansicht.« (ohne Ansichtsliste: »Die Datensätze konnten nicht geladen werden.«). Das Fenster zeigt höchstens 50 Datensätze. Gibt es mehr, steht darunter »Es gibt mehr als 50 Treffer — gezeigt werden die ersten 50. Suchen Sie genauer, wenn Ihr Datensatz nicht dabei ist.«

Wenn der Beispiel-Datensatz fehlt oder nicht lesbar ist

Der Designer holt den Beispiel-Datensatz bei jedem Laden der Beispieldaten neu aus Dynamics. Dabei unterscheidet er zwei Fälle:

Die Hinweise sagen, der Entwurf zeige keine Beispielwerte. Felder stehen auf der Entwurfsfläche ohnehin als Marken mit ihrem Namen; betroffen ist, was der Entwurf im Hintergrund mit den Beispieldaten rechnet, etwa Bilder aus Datenfeldern.

Weitere Quellen

Eine weitere Quelle holt eine ganze Tabelle aus Dynamics dazu, die mit dem gedruckten Datensatz nicht verbunden ist: zum Beispiel die Währungen, die Bankverbindungen Ihrer Firma oder eine Tabelle mit Textbausteinen. Anders als die Hauptquelle ist eine weitere Quelle immer eine Liste, nie ein einzelner Datensatz. Für verbundene Datensätze, etwa den Kunden eines Angebots, brauchen Sie keine weitere Quelle; die erreichen Sie über Beziehungen.

1. Öffnen Sie »Datenquellen verwalten« und klicken Sie links unter den Quellen auf »Weitere Quelle«.
2. Suchen Sie im Fenster »Datenbank-Tabelle (Entität) wählen« die Tabelle und klicken Sie sie an. Nach einem Beispiel-Datensatz fragt der Designer hier nicht. Zuerst fragt er im Fenster »Weitere Quelle ohne Bedingung«, ob er Beispielzeilen laden soll (siehe unten). Danach meldet er »Quelle »…« hinzugefügt.«; die Quelle steht links in der Liste und im Datenbaum.
3. Klicken Sie auf »✓ Bestätigen« und speichern Sie die Vorlage.

Der Designer prüft nicht, ob dieselbe Tabelle schon als Quelle da ist. Legen Sie jede Tabelle nur einmal als weitere Quelle an.

Die Rückfrage »Weitere Quelle ohne Bedingung«

Bevor der Entwurf Zeilen einer weiteren Quelle ohne Regel holt, fragt er nach: beim Anlegen, beim Öffnen der Vorlage und wenn er die Beispieldaten neu aufbaut, aber für jede Tabelle nur einmal, bis Sie die Seite neu laden. Das Fenster erklärt: Eine Regel kann das Ergebnis mit einem Filter oder mit »Die ersten N« kürzen; weniger laden lässt sich damit nicht, denn für das gedruckte Dokument wird eine weitere Quelle immer ganz geladen (siehe Was der Entwurf lädt und was gedruckt wird).

Hängt eine Regel an der Quelle, fragt der Entwurf nicht. Die Vorschau kommt dann beim nächsten Laden der Beispieldaten, etwa wenn Sie einen anderen Beispiel-Datensatz wählen.

Werte aus einer weiteren Quelle holen

• Einen bestimmten Datensatz: Klicken Sie im Datenbaum am Kopf der Quelle auf »ƒ« und legen Sie eine Regel an. Filtern Sie darin, zum Beispiel »Kürzel ist EUR«, und setzen Sie im Reiter »Auswahl« den Haken »Nur bestimmte Datensätze übernehmen«; vorgewählt ist dann »Nur der erste« (siehe Regeln). Die Felder dieser Regel ziehen Sie dann wie jedes andere Feld in die Vorlage.
• Als Tabelle: Ziehen Sie eine Regel an der Quelle auf das Blatt, oder nehmen Sie sie als Zeilenquelle einer Datentabelle (siehe Datentabellen: Die Zeilenquelle). Die Quelle selbst steht dort nicht zur Wahl.
• Summe, Anzahl und Ähnliches: In Bedingungen bieten die Felder einer weiteren Quelle Summe, Anzahl und Ähnliches über alle ihre Zeilen an (siehe Bedingungen: Summe, Anzahl und Co. über eine Liste).

• Listen (1:N) unter einer weiteren Quelle lassen sich nicht auf das Blatt ziehen: Sie gehören zu jeder einzelnen Zeile der Quelle. Eine Tabelle auf der Quelle steht immer auf einer Regel an der Quelle selbst.
• Eine weitere Quelle wird beim Drucken immer ganz geladen, auch wenn eine Regel sie filtert; nehmen Sie dafür Tabellen mit überschaubar vielen Datensätzen (siehe Was der Entwurf lädt und was gedruckt wird).

Eine weitere Quelle entfernen

Das rote »✕« in ihrer Zeile (»Diese Quelle entfernen«) fragt nach: »Quelle »…« wirklich löschen? Ihre Regeln gehen mit. Tabellen und Felder, die auf diese Quelle oder ihre Regeln zeigen, bleiben danach leer.« Mit »Löschen« verschwindet die Quelle samt ihren Regeln, und die Beispieldaten werden neu aufgebaut (»Quelle wird entfernt...«); »Abbrechen« lässt sie stehen. Wie jede Änderung im Fenster gilt das erst mit »✓ Bestätigen«; »Verwerfen« holt die Quelle zurück. Die Hauptquelle lässt sich nicht entfernen.

Beziehungen

Unter jeder Quelle stehen im Datenbaum ihre Felder und ihre Beziehungen zu anderen Tabellen. Beziehungen müssen Sie nicht anlegen; der Designer holt sie selbst aus Dynamics. Es gibt zwei Arten:

• Der Name einer Beziehung nennt vorn die Tabelle, zu der sie führt, dahinter das Feld, das beide verbindet, etwa »Angebotsposition · Angebot«. So unterscheiden Sie auch mehrere Beziehungen zur selben Tabelle. Die Suche findet eine Beziehung auch über ihren internen Namen.
• Eine Beziehung lädt ihre Felder erst, wenn Sie sie aufklappen (siehe Datenbaum und Feldwähler: Aufklappen, laden, Tiefe).
• Beziehungen lassen sich hintereinander aufklappen, etwa vom Angebot zur Position und weiter zum Produkt. Gedruckt wird bis zur sechsten Ebene; tiefer bietet der Datenbaum nichts an.
• Ein Verweisfeld wie »Währung« druckt den Namen des Datensatzes, auf den es zeigt. Für alle anderen Felder dieses Datensatzes klappen Sie die gleichnamige Beziehung darunter auf. Neben einem Verweisfeld stehen oft Begleitfelder wie »Erstellt von (Name)« oder »Erstellt von (ID)«; das zweite enthält die interne Kennung des Datensatzes, auf den das Feld zeigt.
• Beziehungen, bei denen auf beiden Seiten viele Datensätze stehen (N:N), bietet der Designer nicht an.
• Eine neue Datentabelle steht immer auf einer Regel. Ziehen Sie eine Liste auf das Blatt, legt der Designer deshalb zuerst eine Regel an (siehe Datenbaum und Feldwähler: Klicken und ziehen).
• Eine Beziehung kostet beim Drucken keine eigene Abfrage; mehr dazu unter Wie der Beleg die Daten holt.

Der Datenbaum selbst hat eine eigene Seite: Aufbau, Suche, Aufklappen und Ziehen, die Abzeichen und Zusätze und der Feldwähler in Bedingungen stehen unter Datenbaum und Feldwähler.

Das Fenster »Variablen zuordnen«

Felder in einem eingefügten Ausschnitt zeigen noch dorthin, wo sie herkommen. Das Fenster »Variablen zuordnen« fragt einmal durch, worauf sie hier zeigen sollen. Mit »Variablen« sind hier alle Felder und eigenen Variablen im Ausschnitt gemeint. Das Fenster schreibt nichts in die Vorlage, bevor Sie übernehmen.

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Wann es erscheint

Das Fenster erscheint nur, wenn nach den Vorschlägen des Designers etwas offen bleibt. Sonst meldet er »Die Variable passt hier — nichts zuzuordnen.«, »Alle … Variablen passen hier — nichts zuzuordnen.« oder »Die Spalten passen zur neuen Zeilenquelle — nichts zuzuordnen.«; im Fenster »Text bearbeiten« wird dann ohne Meldung eingefügt.

Was im Fenster steht

• Oben ein Satz, der den Anlass nennt, etwa »Der eingefügte Ausschnitt kommt aus »…« und zeigt noch auf die Felder von dort. …«, mit einem ⓘ. Haben Sie in eine Tabellenzeile eingefügt, folgt »Eingefügt in: »…« — diese Zeile steht fest und wird nicht abgefragt.«
• Der Kasten »Eigene Variablen, die es in dieser Vorlage nicht gibt«, wenn der Ausschnitt solche benutzt. Er erklärt: »Eigene Variablen gehören der VORLAGE, nicht der Datenquelle …«. Für jede @Variable wählen Sie in einer Auswahlliste. Vorgewählt ist »mitnehmen — hier anlegen (…)« mit ihrem Typ. Ist ihre Festlegung nicht mitgekommen, steht dort stattdessen »mitnehmen — leer anlegen (Definition ist nicht mitgekommen)«. Dazu kommen je eigene Variable dieser Vorlage »auf »@…« zeigen« und »nichts — beim Übernehmen aus dem Text entfernen«.
• »Dokument« mit dem grauen Zusatz »Felder ohne Tabelle«: die Felder außerhalb von Tabellen.
• Je Tabelle ein eingerückter Kopf mit ihrem Namen und »Zeilen aus:«. Der Knopf daneben zeigt die gewählte Zeilenquelle oder »— wählen —« und öffnet das Fenster »Zeilenquelle für »…««. Eine Tabelle in einer Tabellenzelle zeigt »— erst die äußere Tabelle —«; sie lässt sich erst zuordnen, wenn die äußere feststeht. Ohne Zeilenquelle steht darunter »Ohne Zeilenquelle bleibt diese Tabelle leer — auch die Felder darunter.«
• Je Feld eine Zeile: Abzeichen (oder »?«, wenn der Typ in der Herkunft unbekannt ist), der Feldname und dahinter ein Knopf mit dem gewählten Ziel oder »— wählen —«. Er öffnet das Fenster »Feld für »…«« und ist gesperrt, solange der Tabelle die Zeilenquelle fehlt. Ein Feld, das an mehreren Stellen steht, ist nur eine Zeile und eine Entscheidung; beim Zeigen mit der Maus auf den Namen sehen Sie, an wie vielen Stellen es vorkommt. Wählen Sie ein Feld anderen Typs, warnt der Designer: »»…« ist …, das Ausgangsfeld war …. Zugeordnet — bitte das Ergebnis ansehen.«

Rechts in jeder Zeile zeigt eine Marke, was beim Übernehmen geschieht:

Unten zählt eine Zeile zusammen, etwa »3 zugeordnet · 2 werden entfernt (davon 1 ungeprüft) · 1 Tabelle ohne Zeilen«; bei eigenen Variablen steht davor, wie viele mitgenommen, umgehängt oder entfernt werden.

Die Fenster »Zeilenquelle für …« und »Feld für …«

Beide Fenster zeigen den gewohnten Datenbaum (siehe Datenbaum und Feldwähler: Was im Baum steht), aber ohne eigene Variablen und Systemvariablen; ziehen lässt sich darin nichts. Schließen Sie sie mit ✕, der Esc-Taste oder einem Klick daneben, ändert sich nichts.

• Zeilenquelle: Der Baum zeigt wie im Fenster »Zeilenquelle der Tabelle wählen« nur Beziehungen und Regeln, hat dasselbe Suchfeld und an Listen (1:N) und Regeln den kleinen Knopf »wählen« (siehe Datentabellen: Das Fenster »Zeilenquelle der Tabelle wählen«). Hier ist zusätzlich die aktuelle Wahl hervorgehoben, und unter einer weiteren Quelle gibt es den Knopf nur an den Regeln der Quelle selbst. Eine Regel ist sofort verwendbar. Wählen Sie eine Liste, legt der Designer dafür eine Regel an und öffnet »Regel bearbeiten«; brechen Sie dort ab, bleibt nichts zurück. Eine eigene Abfrage kostet die Regel nur, wenn ihr Filter schon beim Laden greift; das sagt auch der Erklärtext im Fenster (siehe Wie der Beleg die Daten holt). Ein Verweis (N:1) steht nicht zur Wahl, durch ihn hindurch geht es aber weiter. Liegt die Tabelle in einer Tabellenzelle, gelten die angebotenen Listen innerhalb einer Zeile der äußeren Tabelle.
• Regel mit Einzelauswahl: Hat eine Regel die Auswahl »Nur der erste«, »Nur der letzte« oder »Der an einer bestimmten Position«, warnt der Designer wie bei einer Datentabelle vor der Wahl im Fenster »Diese Regel gibt nur einen Datensatz« (»Abbrechen« / »Trotzdem nehmen«): Als Zeilenquelle druckt die Tabelle im PDF keine Zeile, im Entwurf steht trotzdem die Musterzeile (der Grund steht unter Regeln: Bestimmte Datensätze übernehmen).
• Feld: Der Baum zeigt die Felder, mit dem Suchfeld »🔍 Felder & Beziehungen suchen…«. In einer Tabelle gelten die Felder innerhalb einer ihrer Zeilen, und der Baum gliedert sich wie im Fenster »Feld dieser Zeile wählen« (siehe Datenbaum und Feldwähler: Das Fenster »Feld dieser Zeile wählen«). Rechts an Feldern unter einer Liste wählen Sie, was daraus wird, wie in Bedingungen (siehe Bedingungen: Summe, Anzahl und Co. über eine Liste).
• Unter dem Baum leert ein Knopf die Wahl: »— keine Zeilenquelle —« (die Tabelle bleibt ohne Datenzeilen) bzw. »— kein Feld zuordnen —« (die Stelle wird beim Übernehmen entfernt).

Übernehmen, entfernen oder abbrechen

Nach »Übernehmen« oder »Variablen entfernen« zeigt das Fenster »Das ist geschehen«, was eingetragen, entfernt und stehen geblieben ist, mit einer Zahl je Gruppe: »Zugeordnet«, »Zeilenquellen«, »Neue Regeln«, »Bildherkunft mitgezogen«, »Gleich geblieben«, »Aus den Texten entfernt«, »Tabellen ohne Zeilenquelle«, »⚠ Bleibt stehen und zeigt ins Leere« und »⚠ Nicht zugeordnet«. Es erscheinen nur Gruppen mit Inhalt; beim Zeigen mit der Maus auf eine Zeile sehen Sie den genauen Pfad. »Verstanden«, die Esc-Taste oder ein Klick daneben schließen. Gab es nichts zu tun, meldet der Designer nur »Nichts zu tun — es gab keine Datenbezüge.«

Was der Entwurf lädt und was gedruckt wird

Damit der Designer flüssig bleibt, lädt der Entwurf nur einen Ausschnitt der Daten. Der Beleg lädt alles, was er für den Druck braucht, sobald er für einen echten Datensatz entsteht. Ohne Beispiel-Datensatz zeigen Voll-Vorschau und PDF aus dem Designer nur, was der Entwurf geladen hat (siehe Voll-Vorschau und PDF: Ohne Beispiel-Datensatz).

Hat eine Liste mehr Zeilen, als der Entwurf lädt, sagt er es einmal (siehe Datenbaum und Feldwähler: Aufklappen, laden, Tiefe). Wo der Entwurf mit Beispieldaten rechnet, etwa bei Regeln, Summen, »Die ersten N« und Bedingungen und in der Vorschau im Fenster einer Variablen, rechnet er dann nur mit diesen Zeilen. Die richtigen Zahlen zeigen die Voll-Vorschau und das PDF.

Weitere Grenzen: Die Tabellenwahl zeigt höchstens 50 Treffer, die Wahl des Beispiel-Datensatzes höchstens 50 Datensätze mit höchstens acht Spalten.

Wie der Beleg die Daten holt

Beim Drucken holt der Beleg die Daten in Abfragen an Dynamics. Davon merken Sie meist nichts; es erklärt aber, warum Beziehungen nichts kosten und weitere Quellen schon:

• Abfragen entstehen je Quelle und je Regel auf einer Liste, deren Filter schon beim Laden greift (siehe Regeln), höchstens eine je Regel. Jede andere Regel, auch jede Regel direkt an einer Quelle, rechnet über Zeilen, die ohnehin geladen werden, und kostet keine eigene Abfrage. Die ganze Liste lädt der Beleg nur, wenn etwas sie ungefiltert braucht: die Vorlage selbst, etwa eine Summe über alle Positionen in einem Text, eine Regel ohne einen solchen Filter oder eine Regel außerhalb der Liste, etwa an der Rechnung, die über alle Zeilen der Liste rechnet. Brauchen nur Regeln mit einem solchen Filter die Liste, holt jede von ihnen nur ihre eigenen Zeilen. Eine Regel, auf die in der Vorlage nichts zeigt, rechnet der Beleg gar nicht.
• Eine Beziehung kostet keine eigene Abfrage: Verbundene Datensätze, Verweise wie Listen, holt der Beleg in derselben Abfrage mit.
• Eine weitere Abfrage beginnt sonst nur, wenn eine Abfrage zu groß würde oder an eine Grenze von Dynamics stieße: bei mehr als vier Listen hintereinander, etwa Angebot › Positionen › Chargen › …; sobald zwei Listen nebeneinander in dieselbe Abfrage kämen, etwa die Positionen und die Kontakte des Kunden, denn zusammen ergäben sie jede Kombination beider Listen; und bei mehr als zehn Verknüpfungen in einer Abfrage.
• Der Beleg fragt nie für jeden Datensatz einzeln nach.
• Wie viele Abfragen es am Ende sind, hängt auch von den Daten ab.