Mit dem KI-Assistenten in Copilot arbeiten

Den Assistenten öffnen

Den Knopf »KI-Assistent« gibt es nur in Dynamics, und er arbeitet nur mit gespeicherten Vorlagen. Liegt die Vorlage noch in keinem Datensatz, etwa weil Sie sie gerade importiert haben, öffnet sich kein Fenster; der Designer meldet stattdessen: »Legen Sie die Vorlage zuerst mit „Duplizieren“ in Dynamics ab – der KI-Assistent arbeitet mit gespeicherten Vorlagen.« Legen Sie sie mit »Duplizieren« ab (siehe Vorlagen verwalten: Duplizieren) und klicken Sie dann noch einmal.

1. Öffnen Sie die Vorlage im Designer.
2. Klicken Sie in der Vorlagenzeile auf »KI-Assistent«. Der Knopf steht direkt hinter »KI-Paket«.
3. Rechts öffnet sich ein eigenes Fenster mit Microsoft 365 Copilot. Beim ersten Mal zeigt Copilot dort ein Fenster »Smart Templates Assistant« mit dem Knopf »Hinzufügen«. Klicken Sie darauf.

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4. Klicken Sie im Chat in das Eingabefeld und drücken Sie Strg+V. Der Designer hat die Vorlage schon in die Zwischenablage gelegt; im Feld steht dann zum Beispiel »Vorlage »Demo-Rechnung (Handbuch)« (Kennung 591f2b62-…):«.
5. Schreiben Sie Ihren Wunsch dahinter und schicken Sie ihn ab.

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6. Beim ersten Wunsch fragt der Assistent, ob er mit Ihren Anmeldeinformationen eine Verbindung zu Dynamics herstellen darf; die Karte nennt sie »Microsoft Dataverse«. Klicken Sie auf »Zulassen«. Das ist nur einmal nötig. Bleibt die erste Antwort leer oder erscheint die Karte nicht, laden Sie das Copilot-Fenster neu.

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Was Sie sich wünschen können

Beschreiben Sie die Änderung so, wie Sie sie einem Kollegen erklären würden: wo, was und unter welcher Bedingung. Diese Wünsche hat der Assistent im Test richtig umgesetzt:

• »Setz unter die Positionen die Summe der Positionen.«
• »Setz unter die Tabelle die Zeile Vielen Dank für Ihren Auftrag.«
• »Beim Logo oben links: Wenn die Rechnung bezahlt ist, zeig stattdessen den Bezahlt-Stempel.«
• »Setz oben rechts den Bezahlt-Stempel hin, aber nur, wenn die Rechnung bezahlt ist.«

Bedingungen wie »nur wenn bezahlt« oder »wenn das Land Österreich ist, dann …« kann der Assistent einbauen: für Texte, Bilder, ganze Bereiche, Zahlenformate und die Regeln einer Tabelle.

E-Rechnung

Auch die E-Rechnung kann der Assistent zuordnen, etwa mit »Richte die E-Rechnung nach XRechnung ein.« Er liest den Standard mit seinem Werkzeug »Standard lesen«, nimmt bei der Dynamics-Rechnung dieselben Vorschläge wie »Vorschläge übernehmen« im Zuordnungsfenster und nennt Ihnen, was Sie bestätigen sollen; diese Angaben stehen danach im Fenster gelb. Was er weder aus einem Feld noch aus einem Vorschlag nehmen kann, fragt er nach, statt zu raten: die Leitweg-ID, die Daten Ihres Unternehmens wie die USt-IdNr., die Bankverbindung, die Steuerart von Rabatt und Fracht. Prüfen Sie die E-Rechnung danach im Designer mit »Erneut prüfen« (siehe E-Rechnung: Prüfen mit Beispieldatensatz).

Einen eigenen Standard schreibt und lädt der Assistent nur, wenn Sie es ausdrücklich verlangen, mit seinem Werkzeug »Standard hochladen« und mit Ihren Rechten (Rolle »Smart Templates Designer«). Hochgeladene Beschreibungsdateien sind nicht Bestandteil von Smart Templates. Für ihren Inhalt und seine Rechte ist verantwortlich, wer sie hochlädt.

Was dann passiert

1. Der Assistent liest die Vorlage, die Beschreibung des Vorlagenformats und Beispieldaten aus Dynamics, schlägt Felder nach, baut die Änderung und prüft sie an den Beispieldaten. Das dauert meist um eine Minute.
2. Er antwortet in wenigen Sätzen, was er geändert hat.

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3. Ein paar Sekunden später übernimmt der Designer die Änderung in die offene Vorlage und meldet: »Copilot hat die Vorlage geändert: …« mit dem Satz des Assistenten und dem Hinweis »Strg+Z nimmt es zurück.«

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Der Designer übernimmt eine Änderung nur, solange die Vorlage dort offen und das Designer-Fenster sichtbar ist. Ist im Designer gerade ein Fenster offen, etwa »Vorlageneinstellungen«, wartet er, bis Sie es schließen. Eine Änderung, die noch nicht übernommen ist, verfällt nicht: Sie kommt beim nächsten Öffnen der Vorlage an, in jedem Designer, auch bei einem Kollegen und auch Tage später.

Prüfen, zurücknehmen, speichern

• Prüfen: Sehen Sie sich das Ergebnis mit »Voll-Vorschau« an, am besten auch mit einem zweiten Beispiel-Datensatz. Der Assistent ist eine KI; er kann sich irren.
• Zurücknehmen: Strg+Z nimmt die ganze Änderung des Assistenten in einem Schritt zurück. Ein Bild, das er mitgeliefert hat, bleibt dabei in der Bilder-Ablage.
• Speichern: Erst »Speichern« macht die Änderung wirksam. Bis dahin drucken Buttons und Flows in Dynamics die gespeicherte Fassung (siehe Voll-Vorschau und der Druck in Dynamics).

Bilder

• Bilder, die schon in Dynamics liegen, setzt der Assistent über ihren Kurznamen ein, auf Wunsch abhängig von einer Bedingung, etwa »Bezahlt-Stempel statt Logo, wenn bezahlt«.
• Ein Foto oder Logo, das Sie ihm im Chat schicken, kann er nicht in die Vorlage übernehmen. Laden Sie es zuerst im Designer hoch: in der Bildwahl über »Festes Bild« und dann »Neues Bild hochladen« (siehe Bilder-Ablage und Schriftarten: Ein neues Bild hochladen). Nennen Sie dem Assistenten dann seinen Kurznamen.
• Eine einfache Grafik, etwa einen Stempel mit Schrift, kann er selbst mitliefern. Der Designer legt sie beim Übernehmen bei den Bildern ab und meldet »Bilder von Copilot: …«.

Sprache

Der Assistent kann Deutsch und Englisch. Laut Microsoft richtet sich die Sprache einer Unterhaltung nach der Spracheinstellung des Browsers bzw. von Microsoft 365, sonst gilt die Hauptsprache Deutsch; seine Anweisung bittet ihn außerdem, in Ihrer Sprache zu antworten. Schreiben Sie in einer anderen Sprache als Deutsch oder Englisch, antwortet er auf Deutsch. Beschriftungen und Texte, die er in die Vorlage schreibt, soll er laut seiner Anweisung in der Sprache der Vorlage bzw. in Ihrer Sprache schreiben, auch wenn die Beispiele der Formatbeschreibung englisch sind.

Ist der Designer auf Englisch eingestellt, legt »KI-Assistent« den Satz für den Chat auf Englisch in die Zwischenablage, etwa »Template »Rechnung« (ID …):«.