Rechte und Rollen

Kurz gesagt

Wer Vorlagen gestaltet, braucht zusätzlich zu seiner gewohnten Rolle die Rolle »Smart Templates Designer«. Wer nur Belege druckt, braucht keine eigene Rolle, aber Leserechte auf die Daten, die im Beleg stehen. Wer einen Button einbaut oder einen Flow anlegt, braucht dafür eigene Rechte in Dynamics, und für den Flow eine Lizenz.

Die Lösung installieren

Für die Installation brauchen Sie in der Umgebung die Rolle »Systemadministrator«. Wie die Lösung importiert wird, steht unter Lösung installieren.

Vorlagen gestalten

Weisen Sie allen, die im Designer arbeiten und nicht die Rolle »Systemadministrator« haben, die Sicherheitsrolle »Smart Templates Designer« zu; wie das geht, steht Schritt für Schritt unter Eine Sicherheitsrolle vergeben. Die Rolle erlaubt,

die Vorlagen, Bilder und Schriften von Smart Templates zu lesen und zu bearbeiten,
Tabellen, Felder, Beziehungen und Auswahlwerte von Dynamics zu lesen, damit der Designer sie im Bereich »Daten« anbietet,
die eigene Sprachwahl zu speichern,
die Änderungen des KI-Assistenten anzulegen und zu lesen; wer den Assistenten benutzt, braucht deshalb diese Rolle,
die Zeilen zu lesen, mit denen Smart Templates Flows startet,
die eigenen Standards der E-Rechnung hochzuladen, zu ersetzen und zu löschen (Tabelle »Smart Templates E-Rechnungsstandard«, technisch st_erechnungstandard; siehe E-Rechnung: Eigene Standards).

Die Rolle gehört zur Lösung und lässt sich nicht ändern. Brauchen Sie eine abgewandelte Fassung, kopieren Sie die Rolle und passen Sie die Kopie an. Eine Kopie bekommt Erweiterungen der Rolle bei einem Update nicht mit; neue Rechte tragen Sie dann selbst nach.

Die Daten selbst, etwa Angebote und Firmen, sieht der Designer mit den Rechten aus der gewohnten Rolle des Benutzers. Wer einen Beispiel-Datensatz wählen will, braucht Leserecht auf dessen Tabelle.

Einen Button einbauen

Den Button selbst setzen Sie im Befehlsdesigner von Power Apps. Dafür brauchen Sie das Recht, die App zu bearbeiten, in der der Button erscheinen soll. Die Handgriffe beschreibt Button einbauen, ändern, entfernen.

Einen Flow anlegen

Der Flow gehört dem Konto, mit dem Sie ihn anlegen (sein Besitzer). Dieses Konto braucht dreierlei:

Eine Lizenz, die Dataverse in Flows erlaubt: eine Lizenz für Dynamics 365 oder für Power Automate Premium. Microsoft 365 allein reicht nicht, auch nicht mit der Rolle »Systemadministrator«. Fehlt die Lizenz, scheitert das Einschalten des Flows; die Meldung steht unter Flows: Die Ansicht »Einen neuen Flow anlegen«.
In Dynamics die Rolle »Systemanpasser« oder »Systemadministrator«: Beim Anlegen entstehen eine eigene Lösung, eine Verbindungsreferenz und der Flow.
Leserecht für die ganze Organisation auf die Tabelle »Smart Templates Auslöser«. Die Rolle »Smart Templates Designer« bringt es mit; Einzelheiten stehen unter Belege drucken.

Belege drucken

Für Buttons in Dynamics und für Flows braucht niemand eine Smart-Templates-Rolle. Nötig ist Leserecht auf die Haupttabelle der Vorlage und auf jede Tabelle, aus der die Vorlage Daten holt. Fehlt eines davon, entsteht kein Beleg; wie die Meldung lautet, steht unter Wenn ein Recht fehlt.

Die Vorlage selbst, Schriften und die Bilder der Bilder-Ablage liest Smart Templates beim Drucken selbst. Dafür braucht der Benutzer keine Rechte. Bilder aus Datensätzen liest es dagegen mit den Rechten des Benutzers; ohne sie bleibt die Stelle leer, oder es kommt nur das kleine Vorschaubild.
Rechte auf einzelne Datensätze brechen den Druck nicht ab: Darf der Benutzer manche Zeilen einer Liste nicht sehen, etwa Positionen einer anderen Geschäftseinheit, fehlen sie im Beleg ohne Meldung. Bei einem Verweis, etwa dem Kunden, steht eine Warnung. Abgebrochen wird nur, wenn der Hauptdatensatz selbst nicht lesbar ist.
Die E-Mail-Aktionen legen die E-Mail mit den Rechten des Benutzers an.
Die eigenen Standards der E-Rechnung liest Smart Templates beim Drucken selbst, wie die Vorlage. Der Benutzer braucht dafür kein Recht auf die Tabelle der Standards.
Ein Flow arbeitet mit den Rechten des Kontos, dem er gehört. Dieses Konto braucht Leserecht für die ganze Organisation auf die Tabelle »Smart Templates Auslöser«, über die Smart Templates den Flow startet; ohne dieses Recht bekommt der Flow keine Aufträge. Die Rolle »Smart Templates Designer« bringt es mit.

Gut zu wissen

Ein Button öffnet den Beleg in einem neuen Browser-Reiter. Lässt der Browser keine Pop-ups für Dynamics zu, erscheint er nicht. Wie Sie Pop-ups erlauben und was der Button bei einer Sperre meldet, steht unter Was beim Klick geschieht: Wenn der Browser Pop-ups sperrt.

Wenn ein Recht fehlt

Was fehlt	Was der Designer meldet
Leserecht auf die Vorlagen	»Die Vorlagen konnten nicht geladen werden …«
Leserecht auf Tabellen und Felder	Im Bereich »Daten«: »Felder nicht geladen – klicken, um es noch einmal zu versuchen.«
Leserecht auf die Schriften	Die Schriftauswahl zeigt nur Arimo; »Die Schriftliste ließ sich nicht laden« erscheint erst unter »⚙ Schriftarten verwalten«
Leserecht auf die Bilder-Ablage	Keine Meldung. Auf der Fläche stehen Bild-Objekte aus der Ablage nur als blauer Platzhalter mit dem Kurznamen, Bilder aus der Ablage im Text erscheinen gar nicht. Die Bilder-Ablage zeigt statt Ihrer Bilder nur die zwei Kacheln `logo_full` und `stamp_paid` ohne Bild, und diese beiden Kurznamen gelten beim Hochladen als vergeben. In Voll-Vorschau und PDF erscheinen die Bilder der Ablage trotzdem.
Recht auf die Sprachwahl	»Die Sprache ließ sich nicht speichern«
Leserecht auf Fachdaten	Beim Wählen eines Beispiel-Datensatzes steht in der Liste rot »Die Datensätze konnten mit dieser Ansicht nicht geladen werden. …«. Ist schon einer hinterlegt, meldet der Designer beim Laden der Beispieldaten einmal »⚠ Der Beispiel-Datensatz »…« konnte nicht gelesen werden — Ihnen fehlt dafür das Leserecht. …« (mehr unter Quellen und Beziehungen: Wenn der Beispiel-Datensatz fehlt oder nicht lesbar ist). Wie der Beleg ohne dieses Recht abbricht, steht in der nächsten Zeile.
Leserecht auf die Haupttabelle der Vorlage oder auf eine Tabelle, aus der sie Daten holt	Beim Drucken entsteht kein Beleg: nicht in Voll-Vorschau und PDF, nicht mit einem Button, nicht mit einem Flow. Der Grund ist englisch und beginnt mit »NO ACCESS: …«. Im Designer steht davor »PDF-Erzeugung fehlgeschlagen –« oder »PDF fehlgeschlagen –« (siehe Probleme und Meldungen: Wenn kein Beleg entsteht), bei den E-Mail-Zwecken eines Buttons »Der Beleg konnte nicht gebaut werden:«. Er sagt, dass ein Leserecht fehlt, nennt aber die Tabelle nicht. Welche Leserechte nötig sind, steht unter Belege drucken; wie der Button die Meldung zeigt, unter Was beim Klick geschieht: Wenn der Button abbricht.
Recht auf die Tabelle der eigenen Standards der E-Rechnung (Hochladen, Löschen)	Im Fenster »Eigenen Standard hochladen« steht rot: »Zum Hochladen eines Standards fehlt Ihnen das Recht auf die Tabelle »st_erechnungstandard« (…). Es wurde nichts gespeichert.« Das Löschen meldet »Löschen fehlgeschlagen«.
Recht auf die KI-Änderungen	Im Chat meldet die Aktion »Vorlage ändern« einen Fehler