Vorlagen verwalten

Die Vorlagenzeile

Die Vorlagenzeile liegt oben im Designer zwischen der Kopfleiste und dem Menüband; im Bild ist sie violett umrahmt.

Die Vorlage wählen

Das Feld »Vorlage« zeigt den Namen der offenen Vorlage. So wählen Sie eine andere:

• Ein Klick leert das Feld und klappt die Liste aller Vorlagen auf, nach Namen sortiert. Die offene Vorlage steht fett.
• Tippen filtert die Liste nach dem Namen und nach der Kennung der Vorlage.
• Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Vorlage; Enter öffnet den ersten Treffer.
• Esc schließt die Liste und stellt den Namen wieder ein.

In Dynamics stehen in der Liste alle Vorlagen, die Sie lesen dürfen. Hat die offene Vorlage ungespeicherte Änderungen, fragt der Designer vor dem Wechsel nach (siehe Rückfrage beim Verlassen). Lässt sich eine Vorlage nicht öffnen, etwa weil sie inzwischen gelöscht ist oder das Leserecht fehlt, bleibt die bisherige offen, und ein roter Hinweis nennt den Grund.

Speichern

Klicken Sie ganz rechts auf »Speichern«. Der Designer legt die offene Vorlage in Dynamics ab und meldet »Gespeichert: Angebot« (mit dem Namen Ihrer Vorlage). Ab dann drucken alle Buttons und Flows diese Fassung.

• Gespeichert ist der Stand im Moment des Klicks. Jedes Speichern ersetzt die vorige Fassung; ältere Fassungen hebt der Designer nicht auf.
• Strg+S speichert nicht. Gespeichert wird nur mit diesem Knopf und mit »Umbenennen«.
• Scheitert das Speichern, nennt die Meldung »Speichern fehlgeschlagen – …« den Grund.
• Eine importierte Vorlage speichert der Knopf nicht; sie legen Sie mit »Duplizieren« in Dynamics ab (siehe Nach dem Öffnen).
• Der Name in Dynamics ist der Name des Datensatzes. Benennt jemand die Vorlage in Dynamics um, gilt beim nächsten Öffnen dieser Name.

Neu: eine Vorlage anlegen

Der Knopf »Neu« legt eine neue Vorlage in zwei Schritten an: erst Name und Hauptquelle, dann Seite, Schrift und Zahlen. Wie das geht, zeigt mit Bildern Eine neue Vorlage anlegen.

Bis zum Klick auf »Vorlage erstellen« ist alles ein Entwurf: In Dynamics entsteht noch nichts, und brechen Sie ab, ist die vorher offene Vorlage unverändert wieder da. Hat sie ungespeicherte Änderungen, fragt der Designer schon vor dem ersten Fenster nach (siehe Rückfrage beim Verlassen).

Duplizieren, Umbenennen, Löschen

Duplizieren

»Duplizieren« legt den jetzigen Stand der Vorlage, auch Ungespeichertes, als neue Vorlage in Dynamics an und öffnet die Kopie. Das Original behält seinen gespeicherten Stand. Im Fenster »Vorlage duplizieren« geben Sie den Namen der Kopie ein; vorbelegt ist der bisherige Name mit dem Zusatz »Kopie«.

Nach Ungespeichertem fragt der Designer dabei nicht, denn diese Arbeit steckt in der Kopie. Scheitert das Anlegen, etwa weil das Recht dazu fehlt, bleibt die bisherige Vorlage unverändert offen. Auch eine importierte Vorlage legen Sie auf diesem Weg in Dynamics ab (siehe Nach dem Öffnen).

Umbenennen

»Umbenennen« fragt im Fenster »Vorlage umbenennen« nach dem neuen Namen. Er wird auch der Name des Datensatzes in Dynamics.

Löschen

»Löschen« fragt im Fenster »Bitte bestätigen« »Vorlage „Angebot“ wirklich löschen?« und löscht dann den Datensatz in Dynamics. Danach öffnet sich die erste Vorlage der Liste.

• Eine gelöschte Vorlage lässt sich im Designer nicht zurückholen; Rückgängig gilt nur für Änderungen an der offenen Vorlage.
• Scheitert das Löschen, etwa an Rechten oder am Netz, bleibt die Vorlage unverändert offen, und ein roter Hinweis nennt den Grund.
• Gibt es danach keine Vorlage mehr, entsteht ein neues Grundgerüst ohne Datenquelle, und das Fenster »Hauptquelle erforderlich« erscheint (siehe Quellen und Beziehungen: Das Fenster »Hauptquelle erforderlich«). Dieses Gerüst liegt in keinem Datensatz; ablegen lässt es sich wie eine importierte Vorlage nur mit »Duplizieren«.

Als Datei: Exportieren und Importieren

Mit »Exportieren« sichern Sie eine Vorlage als Datei, mit »Importieren« öffnen Sie eine solche Datei wieder, auch eine ganze Vorlage, die eine KI auf das »KI-Paket« hin liefert (siehe Mit einer externen KI arbeiten: Eine ganze Vorlage statt einer Änderung).

Exportieren

»Exportieren« lädt den jetzigen Stand der Vorlage als Datei herunter, auch Ungespeichertes, ohne Rückfrage. Die Datei heißt immer »template.json«, nicht nach der Vorlage; sichern Sie mehrere Vorlagen, benennen Sie die Dateien nach dem Herunterladen um.

Importieren

1. Klicken Sie auf »Importieren« und wählen Sie die Datei. Der Dateidialog zeigt zunächst nur Dateien mit der Endung ».json«. Eine als Text gespeicherte KI-Antwort wählen Sie, indem Sie im Dialog die Dateiart auf alle Dateien umstellen. Hat die offene Vorlage ungespeicherte Änderungen, fragt der Designer jetzt nach.
2. Der Designer prüft die Datei. Ohne Befund öffnet er sie sofort. Sonst zeigt er einen Bericht (siehe Die Berichtsfenster).

Die Prüfung läuft in Dynamics; ist sie nicht erreichbar, öffnet der Designer die Datei nicht. Steht die Vorlage in einem Text zwischen erklärenden Sätzen, etwa in der gespeicherten Antwort einer KI, liest der Designer nur den Teil mit der Vorlage. Was die Prüfung im Einzelnen meldet, steht für Entwickler unter Vorlagenformat: Was die Prüfung beim Import meldet.

Die Berichtsfenster

Findet die Prüfung Fehler, öffnet der Designer die Datei nicht und zeigt das Fenster »Die Vorlage kann so nicht geöffnet werden«. Findet sie nur Hinweise, zeigt er das Fenster »Die Vorlage lässt sich öffnen – bitte beachten«; mit »Öffnen« öffnen Sie die Vorlage trotzdem. In beiden Fenstern stehen die Befunde unter »Fehler« (rot) und »Hinweise« (ocker), je mit der Fundstelle. Die Sätze darin sind technisch gehalten, weil sie für die KI bestimmt sind, die die Datei erzeugt hat.

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Mitgelieferte Bilder

Enthält die Datei Bilder, gleicht der Designer sie am Inhalt mit der Bilder-Ablage ab: Ein gleiches Bild bekommt den vorhandenen Kurznamen, ein neues legt er sofort in der Ablage an. Das geht nur in Dynamics. Danach nennt ein Hinweis, welche Bilder schon vorhanden waren, welche neu angelegt und welche nicht übernommen wurden; wo ein Bild nicht übernommen werden konnte, bleibt die Stelle leer.

Angenommen werden PNG, JPEG und SVG bis 5 MB. Ein SVG rechnet der Designer in ein PNG von höchstens 3000 px je Seite um, weil der Druck kein SVG liest. Welche Formate beim Hochladen in die Ablage gelten, steht unter Bilder: Formate.

Nach dem Öffnen

Die importierte Vorlage ist geöffnet, liegt aber noch in keinem Datensatz in Dynamics:

• Ablegen lässt sie sich nur mit »Duplizieren«. »Speichern« und »Umbenennen« verweisen mit einer Notiz darauf, »Löschen« tut nichts.
• Das Feld »Vorlage« ist leer, und »Vorlageneinstellungen« fehlt, bis Sie die Vorlage abgelegt haben. Auch »KI-Assistent« und »🖨 Buttons in Dynamics verwalten« gehen erst danach (siehe Buttons: der Assistent: Das Fenster »Noch nicht in Dynamics abgelegt«). Klicken Sie vorher auf »KI-Assistent«, meldet der Designer: »Legen Sie die Vorlage zuerst mit „Duplizieren“ in Dynamics ab – der KI-Assistent arbeitet mit gespeicherten Vorlagen.« Ein Fenster öffnet sich nicht. »KI-Änderungen hochladen« geht schon vorher: Die Änderungen der KI kommen in die offene Vorlage (siehe Mit einer externen KI arbeiten: Die Antwort der KI übernehmen).
• Wählen Sie nicht »Neu«: Das legt eine leere Vorlage an und verwirft die geladene. Der Designer warnt vorher im Fenster »Geladene Datei verwerfen?«; erst »Trotzdem neu anlegen« verwirft sie.
• Beim Verlassen fragt der Designer immer nach, und Rückgängig hat noch nichts zum Zurücknehmen.

Der Start und das Verlassen

Welche Vorlage sich öffnet

Öffnen Sie den Designer über die Navigation der App, öffnet sich die erste Vorlage der nach Namen sortierten Liste; welche Sie zuletzt bearbeitet haben, merkt er sich nicht (siehe Smart Templates öffnen).

Die Kennung der offenen Vorlage steht aber in der Adresse im Browser. Neuladen und ein Lesezeichen öffnen deshalb dieselbe Vorlage wieder, und wer die Adresse weitergibt, landet in derselben Vorlage. Gibt es die Vorlage aus der Adresse nicht mehr, öffnet sich mit einem Hinweis die erste der Liste. Hat die geöffnete Vorlage keine Hauptquelle, fragt der Designer gleich danach (siehe Quellen und Beziehungen: Das Fenster »Hauptquelle erforderlich«).

Startet der Designer nicht oder lassen sich die Vorlagen nicht laden, hilft Probleme und Meldungen: Der Designer startet nicht oder zeigt keine Vorlage.

Rückfrage beim Verlassen

Ein Zeichen für »ungespeichert« gibt es nicht; der Knopf »Speichern« sieht immer gleich aus. Der Designer fragt aber nach, bevor Ungespeichertes verloren geht:

• Beim Wechsel der Vorlage, bei »Neu«, bei »Importieren« (nach der Dateiwahl) und beim Wechsel der Sprache der Oberfläche erscheint das Fenster »Ungespeicherte Änderungen«: »Diese Vorlage hat ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt wechseln, gehen sie verloren.« Mit »Abbrechen« bleiben Sie in der Vorlage, »Verwerfen und wechseln« (rote Schrift) verwirft die Änderungen.
• Schließen Sie den Tab oder laden Sie die Seite neu, fragt der Browser mit seinem eigenen Text.
• Bei »Duplizieren«, »Exportieren«, »KI-Paket«, »KI-Änderungen hochladen«, »KI-Assistent«, »Voll-Vorschau« und »PDF« geht nichts verloren; dort fragt der Designer nicht. »Löschen« fragt ohnehin, ob die Vorlage wirklich gelöscht werden soll.