Datenbaum und Feldwähler

Der Datenbaum

Links im Hauptfenster steht der Bereich »Daten« mit dem Satz »Feld in ein Textfeld oder auf ein Text-Element ziehen.«. Darunter öffnet »⚙ Quellen verwalten« das Fenster »Datenquellen verwalten« (siehe Quellen und Beziehungen: Das Fenster »Datenquellen verwalten«), und darunter folgt der Datenbaum: alles, was Sie in die Vorlage holen können. Unter dem Baum liegt die zugeklappte »Struktur« (siehe Arbeiten auf der Entwurfsfläche: Die Struktur).

• Die Breite der Spalte ziehen Sie an ihrem rechten Rand (Mauszeiger: »Breite ziehen«); schmaler oder breiter geht es nur bis zu einer festen Grenze. Ihr Browser merkt sich die Breite.
• Ohne Quelle stehen nur »Eigene Variablen« und der Hinweis »Noch keine Datenquelle. Oben „⚙ Quellen verwalten“ → Hauptquelle festlegen.«
• Im Gruppen-Designer und im Zell-Designer steht derselbe Baum in deren linker Spalte, mit dem Satz »Feld in den Canvas ziehen.« und ohne »⚙ Quellen verwalten«. Was Sie aufgeklappt haben, bleibt dort offen.
• Denselben Baum finden Sie in vielen Fenstern, etwa beim Text bearbeiten, bei Bedingungen, bei der Spaltenwahl einer Tabelle und bei der Bildwahl. Dort verhält er sich jeweils etwas anders; das beschreiben Das Fenster »Text bearbeiten«: Felder einsetzen, Der Feldwähler weiter unten, Datentabellen: Die Zeilenquelle und Bilder: Woher das Bild kommt.

Was im Baum steht

Beim Öffnen einer Vorlage sind alle obersten Einträge zugeklappt. Was Sie aufklappen, bleibt offen, auch wenn der Designer den Baum neu zeichnet.

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Zeigen Sie mit der Maus auf ein Feld, werden die Beziehungen bis hinauf zur Quelle hell markiert. So sehen Sie, woher das Feld kommt.

Was die Abzeichen und Zusätze bedeuten

Rechts am Feld steht manchmal ein Zusatz:

• »pro Zeile«: Das Feld gehört in eine Tabellenzelle und zeigt dort in jeder Zeile den Wert dieser Zeile. Was geschieht, wenn Sie es auf das freie Blatt ziehen, steht unter Klicken und ziehen.
• »erster Wert«: Das Feld gehört zu einer Liste, steht aber außerhalb einer Tabelle, etwa ein Feld einer weiteren Quelle oder im Fenster »Text bearbeiten« ein Feld unter einer 1:N-Beziehung. Gedruckt wird der Wert aus der ersten Zeile der Liste, ein Wert für das ganze Dokument. Denselben Wert setzt der Designer ein, wenn Sie ein Feld mit dem Zusatz »pro Zeile« auf das freie Blatt ziehen (siehe Ein Feld »pro Zeile« außerhalb einer Tabellenzelle).
• »2 Stellen« (allgemein: eine Zahl und »Stellen«): So viele Nachkommastellen sieht Dynamics für das Feld vor. Ziehen Sie ein Zahlenfeld in einen Text, übernimmt der Designer die Stellenzahl gleich mit; ändern lässt sie sich dort nicht. Brauchen Sie andere Stellen, setzen Sie den Wert über eine eigene Variable ein (siehe Zahlen, Währung und Datum: Nachkommastellen und Symbol für ein einzelnes Feld). Bei Geldfeldern übernimmt er sie nicht; dort gelten die Einstellungen der Vorlage.
• »Stellen: Währung«, »Stellen: Organisation«: Bei Geldfeldern kommen die Nachkommastellen von der Währung des Datensatzes bzw. aus den Einstellungen Ihrer Organisation in Dynamics. Übernommen wird nichts. Die Stellen der Währung des Datensatzes holt der Haken »Währung aus dem Datensatz übernehmen« in den Vorlageneinstellungen (siehe Zahlen, Währung und Datum: Währung aus dem Datensatz).
• »fehlt« (rot, der Name blass und durchgestrichen): Das Feld oder die Beziehung gibt es in Dynamics nicht mehr (siehe Felder, die es in Dynamics nicht mehr gibt).

Suchen im Datenbaum

Gesucht wird nur in dem, was schon geladen ist. Eine Beziehung, die Sie noch nie aufgeklappt haben, durchsucht die Suche nicht. Findet sie nichts, steht dort »Nichts gefunden.« oder, wenn noch Beziehungen ungeladen sind, »Nichts gefunden — gesucht wird aber nur in dem, was schon geladen ist, und eine Beziehung ist noch nicht geladen. Klappen Sie die Beziehung mit ▸ auf; danach findet die Suche auch ihre Felder.«

Klicken und ziehen

Ziehen ist der Hauptweg, Daten in die Vorlage zu holen. Was dabei entsteht, hängt davon ab, was Sie ziehen und wo Sie es loslassen:

• Klicken: Ein Klick auf ein Feld setzt es in das Eingabefeld, in dem Sie zuletzt waren, an der Cursorstelle. Gibt es keines, meldet der Designer »Erst in ein Textfeld klicken — oder den Baustein mit der Maus hineinziehen.«.
• Feld mit »pro Zeile« außerhalb einer Tabelle: Der Designer setzt den Wert der ersten Zeile ein oder lehnt ab, wenn er die Liste nicht kennt; die Meldungen dazu stehen gleich unten unter Ein Feld »pro Zeile« außerhalb einer Tabellenzelle.

Ein Feld »pro Zeile« außerhalb einer Tabellenzelle

Ein Feld mit dem Zusatz »pro Zeile« gehört in eine Tabellenzelle, denn nur dort gibt es eine Zeile, deren Wert es zeigen kann. Ziehen Sie es stattdessen auf das freie Blatt, setzt der Designer den Wert der ersten Zeile ein oder lehnt das Feld ab. Dasselbe gilt für eine Zelle einer freien Tabelle, die direkt auf dem Blatt steht: Sie gehört zum Hauptdatensatz, nicht zu einer Zeile (siehe Zellen, Kopfzeile und Seitenumbruch: Felder in Zellen ziehen). Zwei Fälle sind möglich:

• Der Designer kennt die Liste: Er setzt das Feld, etwa die Menge einer Position, mit dem Wert der ersten Zeile ein und meldet: »… gilt pro Zeile — auf dem freien Blatt gibt es keine Zeile. Eingesetzt wird deshalb der Wert der ERSTEN Zeile: …«.
• Der Designer weiß nicht, zu welcher Liste das Feld gehört: Er legt nichts an und meldet: »… gilt pro Zeile und braucht eine Tabellenzelle — auf dem freien Blatt bliebe die Stelle im PDF leer. Ziehen Sie erst die Sammlung als Tabelle aufs Blatt, dann das Feld in eine Zelle.« Wie Sie eine Tabelle anlegen, steht unter Datentabellen: Eine Datentabelle anlegen.

Für ein Bildfeld oder Dateifeld aus einer Liste gilt dasselbe, auch in einer Gruppe, die direkt auf dem Blatt steht: Der Designer bindet das Bild an die erste Zeile der Liste und meldet es wie oben, oder er legt nichts an und meldet, warum. Bei einem Bildfeld fragt er danach nach der Qualität. Ein Bild, das in jeder Zeile ein anderes sein soll, gehört in eine Tabellenzelle. Das Produktbild einer Position, ein Bildfeld hinter einem Verweis der Zeile, ist das Bild des Produkts der ersten Position. Die Einzelheiten stehen unter Bilder: Wege in Tabellen, Gruppen und Zellen, der Bezug zur Zeile unter Bilder: Der Bezug zur Zeile.

Aufklappen, laden, Tiefe

• Unter einer Beziehung, die noch nie aufgeklappt war, steht »▸ aufklappen zum Laden«. Beim ersten Aufklappen holt der Designer ihre Felder und Unterbeziehungen aus Dynamics (»lädt Felder…«), mit Beispiel-Datensatz auch dessen Daten.
• Von einer Liste lädt der Entwurf dabei höchstens 20 Beispielzeilen. Hat sie mehr, meldet er das einmal; den Wortlaut und was es für Regeln, Summen und Bedingungen bedeutet, finden Sie unter Probleme und Meldungen: Meldungen des Entwurfs.
• Klappt das Laden nicht, steht dort »Felder nicht geladen – klicken, um es noch einmal zu versuchen.«, und der Designer meldet einmal »Die Felder von »…« ließen sich nicht laden (fehlendes Leserecht, Zeitüberschreitung oder Netz). Ein Klick auf die Beziehung versucht es noch einmal.«. Bleibt es dabei, klären Sie Ihre Rechte mit Ihrem Administrator (siehe Rechte und Rollen).
• Lädt der Designer die Felder einer Beziehung, aber nicht ihre Beispieldaten, meldet er einmal »⚠ Die Beispieldaten der Beziehung »…« konnten nicht geladen werden — die Leinwand zeigt dort keine Beispielwerte, das gedruckte Dokument sehr wohl. …«. Betroffen ist nur, was der Entwurf im Hintergrund rechnet; der Beleg holt seine Daten selbst.
• Ab der sechsten Beziehungsebene bietet der Baum keine Beziehungen und Regeln mehr an und sagt »Tiefer geht es nicht: Gedruckt werden Beziehungen bis zur sechsten Ebene.«. Eine Regel zählt dabei nicht als eigene Ebene.

Wo solche Meldungen erscheinen, steht unter Probleme und Meldungen: Wo die Meldungen erscheinen.

Felder, die es in Dynamics nicht mehr gibt

Beim Öffnen einer Vorlage gleicht der Designer ihre Quellen mit Dynamics ab. Neue Felder und Beziehungen kommen dazu, Beschriftungen und Typen werden aufgefrischt. Was es in Dynamics nicht mehr gibt, bleibt mit dem Zusatz »fehlt« stehen, damit Sie sehen, worauf die Vorlage zeigt. Gelöscht wird dabei nichts. Der Abgleich meldet:

• »Datenquellen abgeglichen: … neu aus Dynamics übernommen.«: Diese Notiz kommt fast bei jedem Öffnen, weil die Vorlage nur die Felder und Beziehungen speichert, die sie benutzt, und der Abgleich die übrigen wieder dazuholt. Sie bedeutet nicht, dass sich in Dynamics etwas geändert hat. Nach einem Import bleibt sie aus;
• »⚠ Achtung: … gibt es in Dynamics nicht mehr …«, wenn die Vorlage ein solches Feld oder eine solche Beziehung benutzt; je nach Fall sagt die Meldung, dass die Stellen im Dokument leer bleiben, dass leer bleibt, was über die Beziehung geholt wird, oder dass das Feld in einer eigenen Variablen, einem Regelfilter oder einer Sortierung steht;
• »Beim Abgleich mit Dynamics: … gibt es nicht mehr. Die Vorlage benutzt sie nicht …«, wenn nur Unbenutztes fehlt;
• »⚠ Der Abgleich mit Dynamics ist für … fehlgeschlagen (…). Der Variablenbaum ist deshalb unvollständig — gedruckt wird trotzdem richtig. Laden Sie die Vorlage neu, wenn die Verbindung wieder steht.«

Ersetzen Sie Felder mit »fehlt« durch andere oder entfernen Sie sie, und prüfen Sie das Ergebnis in der Voll-Vorschau.

Der Datenbaum im Zell- und Spaltendesigner

Bearbeiten Sie eine Datenzelle oder eine Zusatzreihe einer Datentabelle im Zell- oder Spaltendesigner, stehen im Baum unter »Eigene Variablen« und »Systemvariablen« statt der Quellen zwei eigene Einträge (siehe Zellen, Kopfzeile und Seitenumbruch: Gestalten mit dem Doppelklick):

• »Pro Zeile · …« (violett hinterlegt): die Felder einer Tabellenzeile, mit dem Zusatz »pro Zeile«. Zuerst stehen unter »Berechnete Felder« die Ergebnisse der Regel, dann ihre Felder. Fasst die Regel zusammen, stehen dort nur die Felder, nach denen sie zusammenfasst, oder »(eine zusammengefasste Zeile — nur die berechneten Felder und die Listen darunter)«, dazu die Listen darunter. Aus diesen Listen werden verschachtelte Tabellen.
• »Alle Felder«: je Quelle, mit ★ und »ƒ«, die Felder außerhalb der Zeile, ohne Listen. Sie zeigen in jeder Zeile denselben Wert.

In einer Kopfzelle gibt es keinen Zeilenbezug; dort fehlt »Pro Zeile · …«. Markieren Sie eine Tabelle nur auf dem Blatt, ohne sie zu öffnen, zeigt der linke Baum weiter die normale Ansicht.

Dieselben beiden Einträge, »Pro Zeile · …« und »Alle Felder«, zeigt der Feldwähler »Feld wählen«, wenn das Objekt in einer Zelle einer Datentabelle steht (siehe Das Fenster »Feld wählen«).

Der Feldwähler

Der Knopf »Feld wählen …« öffnet je nach Ort einen von zwei Feldwählern. »Feld wählen« zeigt denselben Baum wie der Bereich »Daten« links (siehe Der Datenbaum), »Feld dieser Zeile wählen« einen Ausschnitt davon. Ziehen lässt sich darin nichts: Ein Klick auf ein Feld wählt es und schließt das Fenster.

• »Feld wählen« zeigt den ganzen Datenbaum. Ihn öffnen die Sichtbarkeitsregel, die Bildregel, der dynamische Text, die Wenn-Zweige einer eigenen Variablen und die Wenn-Zweige der Vorlageneinstellungen, außerdem »Variable wählen …« bei »ƒx«. Steht das Objekt in einer Zelle einer Datentabelle, zeigt er zusätzlich die Felder dieser Zeile. Für den Inhalt eines Codes und die Felder des GiroCodes heißt er »Variable wählen«, bietet keine Bild- und Dateifelder an und hat unten den Knopf »Neue eigene Variable …«, der eine eigene Variable anlegt und einsetzt (siehe Barcode, QR-Code und GiroCode: Was in den Code kommt).
• »Feld dieser Zeile wählen« zeigt nur die Zeile, die gerade geprüft wird, und was darunter liegt; nichts von oben. Ihn öffnen der Filter einer Regel, die Wenn-Zweige einer Variablen der Regel und die Fälle »Je nach Bedingung« im Button-Assistenten.

Systemvariablen wie die Seitenzahl stehen für Bedingungen in keinem der beiden Wähler zur Wahl: Die Seitenzahl entsteht erst, wenn feststeht, was gedruckt wird.

Das Fenster »Feld wählen«

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Gibt es mehr als eine Kategorie, beginnen alle zugeklappt. Zwischen zwei Öffnungen behält der Baum, was aufgeklappt war. Er hebt das Feld hervor, das in dieser Bedingung schon gewählt ist; bei einer Zusammenfassung nicht. Hat die Vorlage noch keine Quelle, steht dort »Noch keine Datenquelle. Oben „⚙ Quellen verwalten“ → Hauptquelle festlegen.«; die eigenen Variablen stehen trotzdem zur Wahl. Denselben Wähler öffnen auch Stellen außerhalb der Bedingungen, etwa der Wert einer eigenen Variablen.

Das Fenster »Feld dieser Zeile wählen«

Im Button-Assistenten zeigt der Wähler nur die Felder, die die Vorlage aus ihrer Hauptquelle führt, ohne Beziehungen, Regeln und eigene Variablen. Für den Wert einer Variablen der Regel gibt es denselben Baum als »Feld für die Variable wählen«, ohne eigene Variablen und auf den Typ der Variablen beschränkt (siehe Regeln: Reiter »Variablen«: Werte je Zeile).

Der Baum im Feldwähler

Der Baum ist aufgebaut wie im Bereich »Daten« links: Beziehungen laden beim ersten Aufklappen (siehe Aufklappen, laden, Tiefe), »fehlt« markiert, was es in Dynamics nicht mehr gibt (siehe Felder, die es in Dynamics nicht mehr gibt), nach der sechsten Ebene ist Schluss, und lange Kategorien und Beziehungen haben ein eigenes Suchfeld (siehe Suchen im Datenbaum). Abzeichen wie »123«, »Datum«, »Liste« oder »N:1« bedeuten dasselbe wie dort (siehe Was die Abzeichen und Zusätze bedeuten). Anders als dort gilt:

• Ein Klick wählt das Feld.
• An Feldern einer Liste steht rechts die Zusammenfassung (siehe Bedingungen: Summe, Anzahl und Co. über eine Liste).
• Das Zeichen @ legt eine eigene Variable des Dokuments an, auch in »Feld dieser Zeile wählen«; ✎ an einer Variablen öffnet sie zum Bearbeiten. Haben Sie den Feldwähler aus dem offenen Fenster einer Variablen heraus geöffnet, benutzen Sie dort weder @ noch ✎; warum, steht unter Variablen: Weitere Wege ins Fenster.
• ƒ an einer Beziehung oder Quelle legt eine Regel an, ⚙ an einer Regel öffnet sie. Das Regelfenster legt sich über den Wähler; danach zeigt der Wähler die geänderte Regel. Wie Sie eine Regel anlegen und bearbeiten, steht im Kapitel Regeln: Eine Regel anlegen.