Buttons und Flows vorbereiten

Kurz gesagt

Ein Button in Dynamics erzeugt einen Beleg für den offenen Datensatz; ein Flow kann danach weitermachen, etwa den Beleg ablegen oder versenden. Der Designer führt Sie mit »🖨 Buttons in Dynamics verwalten« in den Befehlsdesigner von Power Apps und legt mit »↻ Flows verwalten« einen Flow an. Den Button selbst setzen Sie im Befehlsdesigner. Diese Seite ist eine Prüfliste: Sie nennt, was vorher stimmen muss, und verweist für die Handgriffe auf die Seiten dazu.

Einen Button anlegen

Prüfen Sie vorher:

Sie haben das Recht, die App zu bearbeiten, in der der Button erscheinen soll (siehe Rechte und Rollen: Einen Button einbauen).
Die Vorlage ist gespeichert.

Welche Fragen der Assistent »Buttons in Dynamics verwalten« stellt, beschreibt Buttons: der Assistent. Die Handgriffe im Befehlsdesigner, vom Klick auf »🖨 Buttons in Dynamics verwalten« bis zum Veröffentlichen, beschreibt Button einbauen, ändern, entfernen: Der Ablauf im Überblick. Was der fertige Button beim Klick tut, steht unter Was beim Klick geschieht.

Gut zu wissen

»E-Mail sofort senden« braucht einen Empfänger, und für die Zahl der Zeilen, die ein Button auf einmal anzeigt, gilt eine Grenze. Woher »E-Mail sofort senden« den Empfänger nimmt, sagt Buttons: der Assistent: An wen geht die E-Mail?; die Grenze für die Zeilen steht unter Was beim Klick geschieht: Die Grenze von 200 Zeilen.

Einen Flow anlegen

Prüfen Sie vorher:

Das Konto, mit dem der Flow angelegt wird, hat die nötige Lizenz und Rolle und das Leserecht auf die Tabelle »Smart Templates Auslöser« (siehe Rechte und Rollen: Einen Flow anlegen).
Die Vorlage hat eine Hauptquelle. Ohne sie lässt sich kein Flow anlegen.
Die Verbindung weisen Sie dem Flow nur über seinen Auslöser zu, nicht auf der Seite »Verbindungen« von Power Automate (siehe Flows: Die Fenster »Eine Verbindung anlegen« und »Erst die Verbindung — so geht es«).

Wie Sie mit »↻ Flows verwalten« einen Flow anlegen, ihm eine Verbindung zuweisen, Ihre Schritte ergänzen und ihn im Assistenten wählen, beschreibt Flows: Flows verwalten Schritt für Schritt; dort steht auch, wie lange es nach dem Einschalten dauert, bis der Flow Aufträge bekommt. Was der angelegte Flow schon enthält, steht unter Flows: Das Gerüst des angelegten Flows; das Bild zeigt es in Power Automate.

Zusammengesetzte Ansicht eines Flows im Editor von Power Automate, mit englischer Oberfläche. Links der Parameterbereich des ersten Schritts: oben ein Pfeil mit »Back« und der Flow-Name »Smart Templates – Demo-Rechnung (Handbuch)« mit dem Zusatz »Published«, darunter die Überschrift »Wenn Smart Templates einen Beleg anfordert« und die Reiter »Parameters« (aktiv), »Settings«, »Code view« und »About«. Ein rotes Band meldet »Invalid connection, please update your connection to load complete details«. Es folgen die Felder »Change type« mit dem Wert 1, »Table name« mit st_ausloeser, »Scope« mit 4, »Select columns« (leer, mit grauem Platzhaltertext), »Filter rows« mit dem Wert st_flowkennung eq 'c1c01ed2-…' (die Kennung des Flows) und »Advanced parameters« mit »Showing 0 of 2« sowie den beiden Knöpfen »Show all« und »Clear all« (der zweite grau). Ganz unten steht »Connected to st_flow_mvav7fci.«, daneben der blaue Link »Change connection reference« und rechts in Rot »Invalid connection«. Rechts, durch eine gestrichelte senkrechte Linie getrennt, stehen vier Karten untereinander, durch Pfeile mit je einem Plus-Symbol verbunden: der blau umrandete Auslöser »Wenn Smart Templates einen Beleg anfordert«, »Beleg erzeugen« und »Hauptdatensatz holen«, alle drei mit der roten Meldung »Invalid connection, please update your connection to load complete details«, und zuletzt »Hier Ihre Schritte«. — Der angelegte Flow in Power Automate, noch ohne gültige Verbindung: links die Felder des Auslösers, rechts das Gerüst mit seinen vier Karten. Die beiden Teile sind getrennt aufgenommen; die gestrichelte Linie trennt sie.

1Der Auslöser »Wenn Smart Templates einen Beleg anfordert«: Auf diese Karte klicken Sie; dann erscheinen seine Felder, im Bild links.

2»Beleg erzeugen«: baut den Beleg als PDF aus den Werten der Auslösezeile.

3»Hauptdatensatz holen«: holt den Datensatz; die Tabelle ist fest eingetragen.

4»Hier Ihre Schritte«: ein Platzhalter mit einem Erklärtext, den Sie durch Ihre eigenen Schritte ersetzen.

5»Change connection reference«: Darauf klicken Sie, wählen im nächsten Fenster »Add new« und melden sich an (siehe Flows: Die Fenster »Eine Verbindung anlegen« und »Erst die Verbindung — so geht es«).

Was im Hintergrund passiert

Der Button erzeugt den Beleg und legt in der Tabelle »Smart Templates Auslöser« eine Zeile für den Flow an. Darauf hört der Flow und holt sich den Beleg selbst. Zeilen, die älter als sechs Stunden sind, räumt Smart Templates beim nächsten Auslösen weg. Beim ersten Flow, den jemand anlegt, entsteht in der Umgebung die Lösung »Smart Templates – Flows« (eindeutiger Name »STFluesse«) mit einer Verbindungsreferenz; dort liegen die Flows, die der Designer anlegt.