Mit KI arbeiten

Kurz gesagt

Eine KI kann Ihre Vorlage auf Zuruf ändern. Dafür gibt es zwei Wege: den KI-Assistenten in Copilot, der in Microsoft 365 Copilot direkt neben dem Designer arbeitet, und eine externe KI, etwa einen KI-Chat wie ChatGPT, Claude oder Gemini, die alle nötigen Angaben in einer Datei bekommt, dem KI-Paket. Haben Sie Microsoft 365 Copilot, ist der KI-Assistent der bequemere Weg; ohne Copilot ist die externe KI die Alternative.

Die zwei Wege

Weg 1 Der KI-Assistent in Copilot »KI-Assistent« öffnet neben dem Designer den Smart Templates Assistant in Microsoft 365 Copilot. Sie schreiben Ihren Wunsch in den Chat, und der Designer übernimmt die Änderung von selbst in die offene Vorlage. Zur Anleitung › Weg 2 Eine externe KI mit dem KI-Paket »KI-Paket« erstellt eine Datei mit Ihrer Vorlage und allem, was eine KI zum Ändern braucht. Sie geben sie einem KI-Chat wie ChatGPT, Claude oder Gemini und holen seine Antwort mit »KI-Änderungen hochladen« in die offene Vorlage. Zur Anleitung ›

Beide Wege beginnen in der Vorlagenzeile des Designers: der KI-Assistent mit »KI-Assistent« , die externe KI mit »KI-Paket« ; deren Antwort holen Sie mit »KI-Änderungen hochladen« zurück.

Ein Ausschnitt der Vorlagenzeile des Designers mit den Knöpfen »Importieren«, »Exportieren«, »KI-Paket«, »KI-Änderungen hochladen«, »KI-Assistent« und »Duplizieren«, jeder mit einem kleinen Symbol vor der Beschriftung.

So funktionieren die beiden Wege

Der KI-Assistent in Copilot

Sie klicken auf »KI-Assistent«. Rechts öffnet sich Microsoft 365 Copilot, und Name und Kennung der Vorlage liegen in der Zwischenablage.
Sie fügen sie im Chat ein und schreiben Ihren Wunsch dahinter.
Der Assistent liest die Vorlage, die Beschreibung des Vorlagenformats und Beispieldaten selbst aus Dynamics, mit Ihren Rechten. Er baut die Änderung und prüft sie an den Beispieldaten.
Der Designer übernimmt die Änderung in die offene Vorlage. Sie prüfen sie und machen sie mit »Speichern« wirksam.

Die Anleitung Schritt für Schritt steht unter Mit dem KI-Assistenten in Copilot arbeiten.

Eine externe KI mit dem KI-Paket

Sie klicken auf »KI-Paket« und wählen, was die KI bekommt. Der Designer erstellt daraus eine Datei: Ihre Vorlage, die Beschreibung des Vorlagenformats und alle Tabellen, die die Vorlage erreichen kann.
Sie geben die Datei einem KI-Chat wie ChatGPT, Claude oder Gemini und schreiben dazu, was er ändern soll.
Die KI antwortet mit ihren Änderungen, als Datei oder als Nachricht im Chat. Unter »KI-Änderungen hochladen« wählen Sie »Datei wählen …« oder fügen die kopierte Antwort mit »Text einfügen …« ein; der Designer prüft die Änderungen und übernimmt sie in die offene Vorlage.
Sie prüfen das Ergebnis. Strg+Z nimmt die Änderung zurück, »Speichern« macht sie wirksam.

Die Anleitung Schritt für Schritt steht unter Mit einer externen KI arbeiten.

Die Unterschiede

Merkmal	KI-Assistent in Copilot	Externe KI mit dem KI-Paket
Welche KI	Der Smart Templates Assistant in Microsoft 365 Copilot	Ein KI-Chat Ihrer Wahl, etwa ChatGPT, Claude oder Gemini
Was die KI sieht	Was sie selbst in Dynamics liest, mit Ihren Rechten: die gespeicherte Vorlage, Tabellen, Felder und Beispieldaten	Nur, was in der Datei steht. Echte Werte stehen nur darin, wenn Sie »Beispieldaten mitgeben« anhaken.
Wie die Änderung ankommt	Von selbst in der offenen Vorlage; Strg+Z nimmt sie zurück	Als Datei oder Chat-Antwort der KI, die Sie mit »KI-Änderungen hochladen« in die offene Vorlage holen; Strg+Z nimmt sie zurück
Was am Ende entsteht	Dieselbe Vorlage, geändert; wirksam mit »Speichern«	Dieselbe Vorlage, geändert; wirksam mit »Speichern«. Verlangen Sie ausdrücklich eine ganze Vorlage, öffnen Sie sie über »Importieren« als neue Vorlage.
Einrichtung	Einmal durch Ihren Administrator	Keine
Kosten	Mit einer Lizenz für Microsoft 365 Copilot enthalten, sonst Copilot-Guthaben	Je nach KI-Chat

Was Sie brauchen

Für den KI-Assistenten in Copilot

Ihr Administrator hat den Assistenten eingerichtet. Wie das geht, steht in Copilot einschalten.
Sie können Microsoft 365 Copilot benutzen: mit einer Lizenz für Microsoft 365 Copilot oder mit Copilot-Guthaben (siehe Copilot einschalten: Kosten).
Sie haben die Rolle »Smart Templates Designer« oder die Rolle »Systemadministrator«; ohne eine der beiden kann der Assistent keine Änderung abgeben (siehe Copilot einschalten: Voraussetzungen).
Die Vorlage liegt in Dynamics. Der Assistent liest die gespeicherte Fassung; speichern Sie deshalb Ihre eigenen Änderungen, bevor Sie ihn fragen. Haben Sie ungespeicherte Änderungen, öffnet sich der Assistent trotzdem, und der Designer erinnert Sie: »Der KI-Assistent sieht nur die gespeicherte Fassung – speichern Sie Ihre Änderungen vorher.«

Für eine externe KI

Einen KI-Chat, dem Sie eine Datei als Anhang geben können, etwa ChatGPT, Claude oder Gemini. Er antwortet mit seinen Änderungen, als Datei oder als Textblock im Chat.
Einrichten muss Ihr Administrator dafür nichts, und Microsoft 365 Copilot brauchen Sie nicht.
Die Vorlage muss nicht gespeichert sein: Die Änderungen der KI kommen in die offene Vorlage, auch in eine, die Sie noch nicht in Dynamics abgelegt haben.
Geben Sie Beispieldaten mit, dann nur einem KI-Chat, dem Sie diese Daten anvertrauen dürfen (siehe Mit einer externen KI arbeiten: Die Einstellungen im Fenster »KI-Paket«).